Sähköinen ajoneuvon ajopäiväkirja on edullinen ’vakuutus’ erilaisia veroseuraamuksia vastaan. Verohallinto hyväksyy sähköisen ajopäiväkirjan, kunhan se täyttää vaaditut tiedot ja on luotettava. Sähköisessä muodossa tallennettujen tietojen on oltava helposti saatavilla ja tulostettavissa tarvittaessa. Tässä artikkelissa kuvataan muutamia tärkeitä etuja sähköisen ajopäiväkirjan käytöstä verotuksen näkökulmasta tarkasteltuna.
Verotus ja raportointi: Ajopäiväkirjan tulee olla tarkka ja luotettava dokumentti. Sähköinen ajopäiväkirja tarjoaa tarkan ja luotettavan tavan dokumentoida ajomatkat. Työ- ja yksityisajot tulee olla eroteltuna, jos ajoneuvolla ajetaan molempia. Tämä auttaa helpottamaan verotukseen liittyvää raportointia, kuten käyttöedun laskemista ja ALV-vähennysoikeuden osoittamista. Säännönmukaisesti ja tarkasti pidetty ajopäiväkirja yleensä auttaa välttämään veroseuraamuksia.
Mikäli ajoneuvon matkatiedot kirjataan käsin, tiedot tulee merkitä mahdollisimman tarkasti. On erittäin tärkeää varmistaa, että ajopäiväkirjaan tallennetut tiedot vastaavat todellisia tapahtumia. Virheelliset tai epätarkat tiedot voivat aiheuttaa ongelmia verotuksen yhteydessä ja pahimmillaan niistä tulee ikäviä veroseuraamuksia.
Yksityisajot: On tärkeää tiedostaa, yrityksen omistamalla ajoneuvolla ajettu vähäinenkin yksityisajo poistaa ajoneuvon ALV-vähennysoikeuden kokonaisuudessaan. Tällöin myös työajojen ALV-vähennykset tulee palauttaa verottajalle kaikista kuluista, jotka yleensä ovat hankintakustannus, polttoaineet ja huollot. Pakettiautojen tapauksissa ALV-vähennykset voi tehdä vain työajoista.
Autoetu: ”Jos palkansaaja tai hänen perheensä käyttää yksityisajoihin työnantajan henkilö- tai pakettiautoa, verovelvollisen saama etu katsotaan autoeduksi.” (Vero.fi / Autoetu 17 §). Ajoneuvon käyttöetu tarkoittaa etua, joka työntekijälle tai yrittäjälle syntyy, kun hän saa käyttää työnantajan tai yrityksen omistamaa ajoneuvoa myös yksityisajojen aikana. Verotettavan käyttöedun suuruus voi vaihdella sen mukaan, kuinka paljon ajoneuvoa käytetään yksityisajoissa. Mitä enemmän ajoneuvoa käytetään yksityisajoihin, sitä suurempi on käyttöedun arvo ja sitä suuremmat veroseuraamukset.
Todistusvelvollisuus on yrityksellä: Todistustaakka ajoista ja niiden tarkoituksista on yrityksellä. Ilman luotettavia ajopäiväkirjatietoja verottaja arvioi tapauskohtaisesti ajoneuvoilla ajettujen yksityisajojen määrän. Tällöin takautuvasti veroseuraamuksia voi tulla esimerkiksi viimeisen kolmen vuoden ajalta maksuun ja summat voivat nousta hyvinkin suuriksi.
4 tärkeintä kysymystä verotuksen näkökulmasta
1. Mitä jos yrityksen ajoneuvoa käytetään luvatta yksityisajoihin?
Ajoneuvon ALV:t tulevat maksuun: Jos yrityksen käytössä on henkilöauto, josta on tehty ALV-vähennys, on yksityisajot kielletty kokonaan. Vähäinenkin yksityisajo poistaa oikeiden ALV-vähennykseen, jolloin yritykselle koituu veroseuraamusten riski.
Luontoisetu: Työnantajan tarjoama auto lasketaan yleensä luontoiseduksi, josta työntekijä saa verotettavan edun. Jos työntekijä käyttää työnantajan autoa luvattomasti, hän voi joutua maksamaan verot tästä luontoisedusta. Tämä tarkoittaa, että hän voi joutua maksamaan veroja saamastaan edusta, jota hän ei oikeastaan ole oikeasti saanut.
Veronkierto: Jos työntekijä ajaa työnantajan autoa luvattomasti, tämä voidaan tulkita veronkierroksi tai veron välttelyksi. Veronkierto on laitonta ja se voi johtaa rikosoikeudellisiin seuraamuksiin.
Työsopimusrikkomus: Ajamalla työnantajan autoa luvattomasti, työntekijä voi rikkoa työsopimusta ja työnantajan sääntöjä. Tämä voi johtaa työsopimuksen päättämiseen tai muihin työsuhteeseen liittyviin seurauksiin, kuten varoitukseen tai irtisanomiseen.
2. Kuinka kauan ajopäiväkirjoja tulee säilyttää verottajaa varten?
Ajotietojen säilytysaika: Ajopäiväkirjoja tulee verottajan edellytyksen mukaan säilyttää kuusi vuotta tilikauden päättymisestä. On siis tärkeää, että ajopäiväkirjat täytetään aina ajallaan ja aukottomasti, jolloin varmistetaan moitteeton dokumentointi. Verottajan ohjeita noudattavat sähköiset ajopäiväkirjapalvelut säilyttävät ajopäiväkirjatietoja vähintään yli verottajan vaatiman vähimmäisajan.
3. Mikä on yleisin syy käyttää sähköistä ajopäiväkirjaa?
Yleisin syy käyttää sähköistä ajopäiväkirjaa on tehostaa vähennyksien saamista, ajoneuvoseurantaa ja dokumentointia. Veroseuraamusten riski poistuu, kun ajohistoriatiedot ovat oikein ja luotettavasti täytetty.
Ajopäiväkirja on vähennyksen edellytys. Voit saada vähennyksen vain, jos pidät ajopäiväkirjaa.
4. Mistä kannattaa hakea lisätietoja ajopäiväkirjan pitämisestä?
On suositeltavaa tutustua tarkemmin Verohallinnon ohjeisiin ajopäiväkirjan vaatimuksista. Verohallinto tarjoaa yksityiskohtaista tietoa verotukseen liittyvistä säännöistä ja vaatimuksista, jotka koskevat ajopäiväkirjojen toimittamista. Suosittelemme erityisesti tarkistamaan verottajalta paikallisesti yrityksenne toimialaa koskevat verosäädökset ja konsultoimaan veroneuvojaa tai asiantuntijaa tarkemmissa ajoneuvoverotukseen liittyvissä asioissa.
Verottajan matkatietovaatimukset vaihtelevat toimialakohtaisesti.
Haluatko kuulla lisää?
Lue myös:
Lue lisää ajopäiväkirjan pitämisestä blogistamme Sähköisen ajopäiväkirjan hyödyt ja huolet
Verottaja: Ajoneuvon hankinta ja käyttökulut: arvonlisäveron vähennysoikeus