Yrityksen omistamien ajoneuvojen osalta Verohallinnolle on pyynnöstä esitettävä ajopäiväkirjat, jotka on mahdollista tehdä käsin tai kerätä sähköisellä ajopäiväkirjapalvelulla automaattisesti talteen. Tällä velvollisuudella yleensä perustellaan sähköiseen ajopäiväkirjapalveluun investointia. Hankintaa tehtäessä kannattaa kartoittaa palvelun konkreettisia lisähyötyjä ja mahdollisia haittoja, joita pyritään oleellisilta osin käsittelemään tässä artikkelissa.
Ajopäiväkirja on tärkeä apu verotarkastuksessa
Yritys voi saada verovähennyksen vain, jos ajoneuvon käytöstä on pidetty ajopäiväkirjaa. Ajopäiväkirjaan tulee tavallisesti kirjata seuraavat tiedot jokaisen matkan osalta päivittäin:
Ajopäiväkirjalla ilmoitetaan verottajalle liiketoimintaan liittyvien ajojen ja yksityisajojen osuus matkoista. Yrityksellä on todistusvelvollisuus, ettei yksityisajoja ole ollut, jos henkilöauto on hankittu vain vähennykseen oikeuttavaan käyttöön. Muuten vähennys tulkitaan veronkierroksi tai veron välttelyksi. Veronkierto voi johtaa rikosoikeudellisiin seuraamuksiin ja mahdolliset jo tehdyt vähennykset on palautettava.
Verottajan matkatietovaatimukset ajopäiväkirjan sisällölle vaihtelevat toimialakohtaisesti. Poikkeukset on listattu verottajan sivulla.
Sähköisen ajopäiväkirjan hyödyt
Kustannusten seuranta: Sähköisen ajopäiväkirjapalvelun avulla voit seurata ja raportoida ajoneuvon käyttöön liittyviä kustannuksia, kuten polttoaineen kulutusta ja huoltotoimenpiteitä. Tämä auttaa yrityksiä saamaan paremman käsityksen ajoneuvojen kustannusrakenteesta ja tekemään parempia päätöksiä liiketoiminnan optimoimiseksi.
Tehokkuus ja tuottavuus: Sähköinen ajopäiväkirja automatisoi ajomatkojen kirjaamisen, mikä säästää aikaa ja vaivaa kuljettajilta. Sen avulla voidaan myös helposti jakaa ja tallentaa tietoja, mikä helpottaa työn ohjausta ja raportointia. Tämä parantaa tehokkuutta ja tuottavuutta organisaatiossa.
Sijainti, ajoreitit ja liikenneturvallisuus: Ajoneuvoseuranta ja sähköinen ajopäiväkirja auttavat seuraamaan ajoneuvokaluston reaaliaikaista sijaintia, ajonopeuksia ja matkareittejä. Tämä edistää ajoturvallisuutta, reittisuunnittelua ja voi auttaa tunnistamaan riskitekijöitä tai ohjaamaan kuljettajia turvallisempaan ja taloudellisempaan ajotapaan.
Ympäristöystävällisyys: Sähköisellä ajopäiväkirjalla on helppo raportoida ajoneuvokaluston päästöjen määriä ja ympäristövaikutuksia. Tämä auttaa organisaatioita arvioimaan liiketoiminnan aiheuttamaa hiilijalanjälkeä ja kehittämään kestävämpiä liikkumisratkaisuja esim. entistä ympäristöystävällisempään ajoneuvokalustokantaan.
Sähköinen ajopäiväkirja tarjoaa tarkkaa ja helppokäyttöistä dokumentointia, auttaa verotukseen liittyvässä raportoinnissa, parantaa tehokkuutta ja tuottavuutta sekä tukee turvallisuutta ja ympäristöystävällisyyttä.
– Navicom-tiimi –
Mikä on yleisin huolenaihe sähköisen ajopäiväkirjan käyttöönotossa?
Yleisin huolenaihe sähköisen ajopäiväkirjan käyttöönotossa liittyy yleensä tietosuojaan ja yksityisyyteen. Alla on lueteltuna muutamia keskeisiä huolenaiheita, joita organisaatiot voivat pohtia, kun mietitään sopivaa toteutustapaa käsin pidettävän ja sähköisen ajopäiväkirjan välillä.
Henkilötietojen suoja: Sähköinen ajopäiväkirja tallentaa tietoja ajoneuvon käytöstä ja kuljettajista. On tärkeää varmistaa, että henkilötietojen käsittely tapahtuu tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja että asianmukaiset suojaustoimenpiteet on otettu käyttöön tietojen luottamuksellisuuden ja tietoturvan varmistamiseksi.
Kuljettajan yksityisyys: Ajopäiväkirjat voivat sisältää yksityiskohtaista tietoa kuljettajan liikkumisesta ja ajotottumuksista. On tärkeää miettiä, miten tätä tietoa käytetään ja säilytetään. Kuljettajien yksityisyydensuojaan on kiinnitettävä erityistä huomiota ja varmistettava, että tietoja käsitellään vain tarpeellisiin tarkoituksiin.
Käyttäjän luotettavuus: On tärkeää varmistaa, että käyttäjät pitävät ajopäiväkirjaa ajan tasalla ja tietojen kirjaaminen tapahtuu luotettavasti. Käyttöjärjestelmän helppokäyttöisyys ja käyttäjäystävällisyys voivat vaikuttaa siihen, kuinka innokkaasti käyttäjät sitoutuvat ajopäiväkirjan käyttöön.
Integrointi ja yhteensopivuus: Sähköisen ajopäiväkirjan käyttöönotto voi edellyttää järjestelmien integrointia ja yhteensopivuutta muiden liiketoiminnan järjestelmien kanssa. On tärkeää varmistaa, että ajopäiväkirja voidaan integroida sujuvasti muihin tarvittaviin järjestelmiin, kuten kirjanpitoon, palkanlaskentaan tai matkalaskujärjestelmiin.
Koulutus ja tuki: Käyttöönottovaiheessa ja sen jälkeen on tärkeää tarjota käyttäjille asianmukaista koulutusta ja tukea. Manuaalisessa kirjanpidossa käyttäjät tarvitsevat ohjeita ja opastusta ajopäiväkirjan oikeaoppiseen käyttöön sekä mahdollisuuden saada apua kysymyksissä tai ongelmatilanteissa. Verottaja vaatii ajopäiväkirjaan ajoneuvon kuljettajatiedon, joten työntekijän tai yrittäjän tulee merkitä ajoneuvon kuljettajaksi. Sähköisessä ajopäiväkirjassa kuljettajatieto merkitään ajopäiväkirjaan mobiilisovelluksella, lätkällä tai kiinteästi, jos käyttäjä on vakiokuljettaja. Mahdollisten yksityisajojen erottelemiseen on myös erilaisia menetelmiä valittavana, jotka pitää myös huomioida ohjeistuksissa.
Kustannukset: Sähköisen ajopäiväkirjan käyttö voi aiheuttaa alkuinvestointeja laitteisiin ja ohjelmistoihin. Lisäksi yleensä palvelut veloittavat kuukausi- tai vuosimaksuja, joilla varmistetaan riittävä ohjelmisto- ja asiakastuki.
Huomioitavaa muutosjohtamisessa
Huolenaiheiden huolellinen käsittely ja niihin liittyvien kysymysten ratkaiseminen yleensä auttaa varmistamaan sujuvan sähköisen ajopäiväkirjan käyttöönoton ja käytön organisaatiossa. Kokemustemme mukaan käyttöönotto-ongelmat ovat käytännössä erittäin harvinaisia, koska sähköinen ajopäiväkirjapalvelu vähentää työntekijöiden työtaakkaa. Joskus työntekijät saattavat kuitenkin vastustaa palvelun käyttöä ja voivat uhkailla irtisanoutumisella. Käytännössä kuitenkin sähköiset ajopäiväkirjat ovat Suomessa niin laajasti käytössä, että useilla toimialoilla työnantajaa vaihtamalla ei todennäköisesti enää välty sähköisen ajopäiväkirjan käytöltä.
Suosittelemme tiedottamaan ja keskustelemaan ajoneuvoseurantajärjestelmän käyttöönotosta työntekijöiden kanssa jo hyvissä ajoin ennen hankintaa ja perustelemaan työntekijöille selkeästi hyödyt, jotta työntekijät ymmärtävät minkä vuoksi järjestelmä otetaan käyttöön. Tämä vähentää konflikteja työnantajan ja työntekijän välillä.
Yhteenveto
Suosittelemme arvioimaan huolellisesti sähköisen ajopäiväkirjan hyödyt ja haitat suhteessa organisaationne tarpeisiin ja resursseihin ennen sen käyttöönottoa. Yrityksellä tai konsernilla voi olla useita ohjelmistoja hankittuna eri tarpeisiin, joten harkintaan kannattaa ottaa myös samalla järjestelmäintegraatiot tai useiden eri palveluiden hoitaminen yhdessä järjestelmässä. Kannattaa tutustua blogitekstiimme yhden sovelluksen taktiikasta.
Haluatko kuulla lisää?
