Navisystem vakioraportit

Ajoneuvon työraportti #

Ajoneuvon työraportti näyttää ajoneuvojen ja lisävarusteiden suorittaman kokonaistyöajan, kun kuljettaja on leimannut itsensä ajoneuvon kuljettajaksi. Raporttiin voidaan valita useita ajoneuvoja ja lisävarusteita. Raportti voidaan asettaa esittämään ajoneuvon tai lisävarusteen käyttötunnit yhteensä ja eriteltynä esim. virka-aikana tai virka-ajan ulkopuolella.

Raportti luodaan seuraavasti:

1. Avaa Raportit-välilehti
2. Valitse vasemmalta Ajoneuvon työraportti
3. Valitse ajoneuvot listasta painamalla halutun ajoneuvon kohdalta
4. Valitse raportin ajanjakso
5. Paina Luo raportti –painiketta

Työntekijän ajoraportti #

Työntekijän ajoraportti esittää valitun työntekijän kaikki ajot ajoneuvokohtaisesti. Raportissa näkyvät ajon aloitus- ja lopetusajat, lähtö- ja päätepisteet, ajojen kesto, matka, keskinopeus sekä mahdolliset kommentit. Käyttäjä voi tarkistaa yksittäisten ajojen tiedot, seurata työntekijän ajokilometrejä ja ajossa vietettyä aikaa sekä ladata yhteenvedon jatkokäyttöä varten. Päiväkirjan tarkoituksena on tukea työajanseurantaa sekä ajoneuvojen käytön raportointia.

Työntekijän ajoraportti luodaan seuraavasti:

1. Avaa Raportit-välilehti
2. Valitse vasemmalta Työntekijän ajoraportti

3. Valitse tarvittaessa työkohde
4. Valitse raportin ajanjakso tai määritä aloitus- ja lopetusajat
5. Klikkaa Luo raportti-painiketta

Kuittausraportti #

Kuittausraportti kokoaa yhteen eri käyttäjäryhmien (mahdollisia kuittausluokkia ovat: Työntekijä, Työnjohtaja, Esihenkilö, Palkanlaskija ja Laskuttaja) kuittaustilanteen valitulta ajanjaksolta. Onko kaikki kuittaukset tehty vai onko kuittaamattomia rivejä tuntiraportilla. Raportin avulla esihenkilöt voivat tarkistaa ovatko kaikki tarvittavat tiedot on hyväksyntäkuitattu määräajassa.

Kuittausraportti luodaan seuraavasti:

1. Valitse Raportit-välilehti
2. Valitse vasemmalta Kuittausraportti
3. Valitse raportin ajanjakso tai määritä aloitus- ja lopetusajat.
4. Klikkaa Luo raportti-painiketta

Voit rajata kuittausraporttia seuraavasti:

Hallintokäyttäjä näkee kuittausraportissa kaikki käyttäjät. Esihenkilöt näkevät tavallisesti vain alaisensa tai jonkun muun ennalta määritetyn joukon työntekijöitä. Mikäli esihenkilön näkyvyyksiä tarvitsee muuttaa, kannattaa lähettää muutospyyntö omalle myyjälle tai myynti@navicom.fi. Ohjeet Esihenkilö- ja alaismääritysten asettamiselle löydät täältä.

Voit rajata listassa näkymään kahdella eri tavalla:

1. vain ne käyttäjät, joilla on tietty rooli
2. vain tietyn työntekijän.

Voit esimerkiksi valita roolin ”Esihenkilö: Erkki Esimerkki”, jolloin saat näkyviin kaikki ne henkilöt, joiden esihenkilö on Erkki Esimerkki.

Kuittausraporttia voi rajata myös seuraavin tavoin:

Raportin symbolien merkitykset on selitetty raportin yläreunassa:

Palkkatiedot-raportti #

Palkkatiedot-raportti on käytössä vain, mikäli yrityksellesi on määritelty palkkasäännöt. Muussa tapauksessa käytetään vakioraporttia, jonka nimi on Palkkaraportti. Molempien raporttien kuvakkeena käytettään possua (ks. kuva).

Palkkatiedot-raportti muodostaa palkkalajierottelut työntekijöiden työntekijän tuntiraporttiin kootuista työmerkinnöistä. Käsittelyssä käytetään yritykselle räätälöityä palkkatulkintaa (TES-tulkinta / paikallinen tulkinta tms.). Käsittely voi koskea esimerkiksi työaikaa, lomia, poissaoloja, varalloloa, palkanlisiä, kulukorvauksia ja liukumakäytäntöjä. Kun nämä asetukset on tehty oikein, työntekijöiden palkat voi maksaa työntekijöiden tekemien työmerkintöjen pohjalta oikein. Erittäin tärkeää prosessin kannalta on tiedostaa, että palkanmaksun tarkkuus riippuu Navisystemiin määritellyistä palkkatulkinnoista. Suosittelemme tarkistamaan kaikki palkkatulkintojen osalta, että ne myös käytännössä toimivat kuten määritetty.

Palkkatiedot-raportti luodaan seuraavasti:

1. Valitse Raportit-välilehti
2. Valitse vasemmalta Palkkatiedot
3. Valitse tarvittaessa käyttäjärooli, jonka työntekijät haluat suodattaa valittavissa olevien työntkeijöiden listaukseeen. Tämä tapahtuu klikkaamalla Roolit > valitse rooli, jonka käyttäjät haluat suodattaa listaukseen (Esim. valitse rooli Kuukausipalkka, jos haluat maksaa palkat vain kk-palkkalaisille. Pyydä tarvittaessa Navicom-asiakastuelta käyttäjäryhmäroolit palkanmaksun tueksi)
4. Valitse seuraavaksi halutut käyttäjät raporttiin. Valitut työntekijät siirretään oikean puoleisesta listasta vasemman puoleiseen listaan.

5. Aseta raportin aloitusaika ja lopetusaika
6. Aseta halutessasi työajanpyöristys. Ks. Palkkatiedot-raportin pyöristystyökalu ennen käyttöä.
7. Valitse Esikatsele tiedot. Huomioi, että raportin luominen voi kestää muutamasta sekunnista useaan minuuttiin. Huom. Tällä hetkellä käyttäjiä voidaan ohjelmistollisista syistä valita rajallinen määrä. Vähennä valittujen työntekijöiden määrää, mikäli raportin luominen epäonnistuu.

Raportin luonnin jälkeen, voit halutessasi ladata raportin Excel-muodossa. Valitse Tee palkanlaskijan kuittaus viedyille työmerkinnöille, jos haluat samalla tehdä palkanlaskijan kuittaukset työmerkinnöille. Kuittaukset eivät ole käytössä kaikissa yrityksissä.

Palkkatiedot-raportin pyöristystyökalu #

Työajanpyöristystyökalun avulla voit halutessasi tehdä pyöristyksiä raportin työtunteihin Ole kuitenkin tarkkana käyttäessäsi pyöristystyökalua. Pyöristystyökalua käytetään seuraavasti:

1. Valitse miten haluat pyöristää työaikaa (lähimpään, vain ylös, vain alas)
2. Valitse pyöristystarkkuus (15 min, 30 min, 60 min)
3. Luo raportti normaalisti painamalla Esikatsele tiedot

Raporttien rajaaminen #

Osa raporteista tarjoaa mahdollisuuden näytettävien tietojen ja työkohteiden rajaamiseen. Näitä raportteja ovat Ajoneuvon työraportti, ajoneuvon ajopäiväkirja, työntekijän tuntiraportti ja työkohderaportti.

Raportissa näytettäviä yksityiskohtien rajaaminen tapahtuu seuraavasti:

1. Avaa Raportit-välilehti
2. Valitse Ajoneuvon työraportti, ajoneuvon ajopäiväkirja, työntekijän tuntiraportti tai työkohderaportti.
3. Luo raportti
4. Laita raksi valintalaatikkoon Muokkaa näytettäviä tietoja
5. Valitse listasta ne tiedot, jotka haluat raportissa nähdä

Joissain raporteissa näytettäviä työkohteita on mahdollista rajata. Tallaisia raportteja ovat Ajoneuvon työraportti, työntekijän tuntiraportti ja työkohderaportti. Raportissa näytettävien työkohteiden valinta tapahtuu seuraavasti:

1. Avaa Raportit-välilehti
2. Valitse Ajoneuvon työraportti, työntekijän tuntiraportti tai työkohderaportti.
3. Luo raportti
4. Laita raksi valintalaatikkoon Valitse näytettävät työkohteet
5. Paina lopuksi Päivitä näkyvä raportti tätä rajausta käyttäen

PDF- tai Excel-tiedoston luominen raportista #

Palvelussa on mahdollista luoda raportista PDF- tai Excel-tiedosto, jotka on helppo toimittaa kolmansille osapuolille tiedostomuodossa. Excel-lataus on erityisen hyvä siinä tapauksessa, että haluat vapaasti muokata tietoja ennen toimittamista. Mikäli haluat rajata tietoja, suosittelemme käyttämään Muokkaa näytettäviä tietoja -toimintoa turhan tiedon pois rajaamiseksi ennen raportin lataamista tiedostomuotoon.

PDF-tiedoston luodaan seuraavalla tavalla:

1. Avaa Raportit-välilehti.
2. Valitse haluamasi raportti ja täytä tarvittavat tiedot.
3. Luo raportti ja klikkaa sen alaosasta Tulosta/lataa PDF:nä.
4. Tulostusnäkymässä valitse Tulosta.
5. Anna tiedostolle nimi kentässä Tiedostonimi.
6. Valitse tallennuskohde ja paina Tallenna

Excel-tiedosto luodaan seuraavasti:

1. Klikkaa raportin alaosassa olevaa Lataa Excel-tiedostona-painiketta. Tämän jälkeen voit muokata sekä Excel-tiedoston nimeä että sen sisältämiä tietoja vapaasti.