Ajoneuvoseuranta ja sähköinen ajopäiväkirja 

Ajoneuvoseuranta on järjestelmä, jossa ajoneuvoon asennettu GPS-paikannin kerää ja lähettää sijainti- ja ajotietoja järjestelmään automaattisesti.

Paikannin hyödyntää satelliittipaikannusta (GPS / A-GPS / GLONAS) ja mobiiliverkkoa tiedonsiirtoon. Tiedot päivittyvät selainpohjaiseen järjestelmään, jossa niitä voidaan tarkastella omilla käyttötunnuksilla kartalla, raporteissa ja ajopäiväkirjassa.

Käytännössä tämä tarkoittaa, että ajot tallentuvat automaattisesti ilman manuaalista kirjaamista.

Ajoneuvoseurannan keskeiset hyödyt ovat ajopäiväkirjan automatisointi, joka vähentää virheitä ja säästää aikaa, sekä reaaliaikainen tieto ajoneuvojen sijainnista ja käytöstä. Samalla voidaan optimoida ajoreittejä, vähentää turhaa ajoa ja saada luotettava tuki verotukseen ja raportointiin.

Lisäksi ajoneuvoseuranta ennaltaehkäisee väärinkäyttöä, kuten luvattomia yksityisajoja, auttaa ajoneuvojen paikantamisessa ja tuottaa valmista dokumentaatiota verotarkastuksia varten. Se tukee myös työnohjausta erityisesti liikkuvassa työssä ja logistiikassa.

Kyllä, ajoneuvoseuranta voidaan integroida muihin järjestelmiin, kuten työajanseurantaan, laskutukseen tai palkanlaskentaan. Integraation avulla ajoneuvon käyttö ja työaika voidaan kohdistaa samaan projektiin, jolloin kustannukset kohdistuvat tarkemmin, manuaalinen tiedonsyöttö vähenee, raportointi yhtenäistyy.

Tarkat integraatiomahdollisuudet riippuvat käytettävästä järjestelmästä.

VAIHTOEHTO 1: (Tavalliset asennukset) Ajoneuvoseurannan käyttöönotto on nopea ja onnistuu usein ilman asennuskäyntiä. GPS-paikannin toimitetaan valmiiksi käyttöä varten, ja se kytketään suoraan ajoneuvoon (esim. tupakansytyttimeen tai OBD-porttiin), minkä jälkeen laite alkaa kerätä ajotietoa automaattisesti ilman erillisiä asetuksia. Saat samalla kirjautumistunnukset järjestelmään, jossa voit heti seurata ajoneuvojen sijaintia reaaliajassa, tarkastella ajopäiväkirjaa ja hyödyntää raportteja esimerkiksi laskutuksessa.

VAIHTOEHTO 2: (Kiinteä asennus sulakerasiaan) Ajoneuvopaikannin voidaan kiinnittää ajoneuvoon myös kiinteällä asennuksella ajoneuvon sulakerasiaan (plus, miinus ja heräte). Tämä on huomaamaton ja varma ratkaisu, joka ei vaadi käyttäjältä toimenpiteitä käytön aikana. Suosittelemme asennuspalvelua, jolloin koko käyttöönotto hoituu puolestanne asentajakumppanin kautta. Tilauksen jälkeen asentaja hoitaa asennuksen ja toimittaa ajoneuvon tiedot, minkä jälkeen järjestelmä asetetaan valmiiksi puolestanne. Ajoneuvo näkyy heti palvelussa, ja voitte seurata sijaintia reaaliajassa, tarkastella ajopäiväkirjaa ja hyödyntää raportteja esimerkiksi laskutuksessa.

Käytännössä: Teidän ei tarvitse huolehtia teknisistä yksityiskohdista – käyttöönotto hoituu alusta loppuun ilman ylimääräistä työtä.

Navicomin ajoneuvoseuranta sopii parhaiten yrityksille, joissa työ on liikkuvaa ja ajoneuvo on keskeinen osa työn tekemistä. Erityisesti rakennus- ja infra-alalla, huolto- ja asennuspalveluissa sekä kuljetus- ja logistiikkayrityksissä ajoneuvoseuranta tuo merkittävää hyötyä. Kun ajoneuvojen sijainti, ajot ja käyttö ovat reaaliaikaisesti nähtävissä, työnjohto pystyy ohjaamaan resursseja tehokkaammin, vähentämään turhaa ajoa ja parantamaan projektien kannattavuutta. Samalla sähköinen ajopäiväkirja täyttää Verohallinnon vaatimukset automaattisesti, mikä vähentää manuaalista työtä ja virheriskiä.

Ratkaisu on erityisen arvokas yrityksille, joilla on useita ajoneuvoja, useita työmaita tai paljon asiakaskäyntejä päivän aikana. Kiinteistöhuollossa, kunnossapidossa ja muissa monikohteisissa toiminnoissa ajoneuvoseuranta mahdollistaa käyntien todentamisen ja läpinäkyvän laskutuksen. Sen sijaan yrityksille, joilla ajaminen on satunnaista eikä ajotiedolla ole vaikutusta kustannuksiin, laskutukseen tai verotukseen, ajoneuvoseurannan hyödyt jäävät usein rajallisiksi. Parhaan hyödyn saa, kun ajoneuvodata yhdistetään työajanseurantaan ja projektinhallintaan – silloin syntyy kokonaiskuva, joka ohjaa liiketoimintaa eikä pelkästään seuraa sitä.

Kyllä, GPS-ajoneuvoseuranta on Suomessa laillista, kun sitä käytetään perustellusta syystä ja työntekijöitä informoidaan siitä etukäteen. Tyypillisiä käyttötarkoituksia ovat työnohjauksen tehostaminen, ajopäiväkirjan ylläpito ja kaluston hallinta. Seurannassa on noudatettava tietosuojalainsäädäntöä, kuten EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR):ää, sekä varmistettava, että kerättävä tieto on tarpeellista ja rajattua.

Navicomilla yksityisajot voidaan erotella tai estää kokonaan näkymästä, jolloin seuranta kohdistuu vain työajoihin. Oikein toteutettuna ajoneuvoseuranta on sekä lainmukaista että tuo merkittävää hyötyä yrityksen toiminnan tehostamiseen.