Mikä työajanseurantamenetelmä on kaikkein tehokkain?
Työajanseurannan merkitys korostuu erityisesti silloin, kun työntekijät liikkuvat kohteesta toiseen työpäivän aikana. Suosittelemme hyödyntämään nykyaikaisia teknologiaratkaisuja tiedon keräämiseen, jotta laskutus olisi mahdollisimman tarkkaa, resurssien käyttöä voitaisiin tehostaa ja työlainsäädäntöä sekä verotusvelvoitteita noudatettaisiin mahdollisimman huolellisesti.
Perinteisesti työaikalkirjanpito on ollut käsityötä, minkä vuoksi tarkkojen työaikojen seuraaminen ja tiedon välittäminen on saattanut olla haastavaa. Tässä artikkelissa käymme läpi erilaisia työajanseurantamenetelmiä ja arvioimme niiden laatua sekä kerätyn työaikatiedon että sen jatkokäsittelyn näkökulmista.
6 erilaista työajanseurantamenetelmää
Työajan kirjaaminen liikkuvassa työssä -taulukossa pisteytetään eri työajanseurannan toteutukset, kun kriteereinä ovat järjestelmän helppous, mukautuvuus, tarkkuus ja tiedonhallinta. Taulukon perusteella henkilöstön tarpeiden mukaan määritelty tilannekohtaisuuteen perustuva leimauskäytäntö on paras työajanseurantamenetelmä (20pst). Menetelmä on tarkka ja käyttäjäystävällinen ja kuitenkin samalla tietojen hallinta on joustavaa.
Mobiili työaikasovellus 18 pisteellä häviää yhdistelmäratkaisulle vain yhden pisteen helppoudessa ja tarkkuudessa. Mobiili työajanseuranta on yleensä paras valinta, jos yritys ei tarvitse ajoneuvoseurantaa tai kulunvalvontaa . Tuntilapun (7pst) ja Excelin (10pst) heikkoutena on erityisesti merkintöjen tarkkuus ja tiedonhallinta. Mutta jos näitä ei koeta haasteiksi, niin kustannussyistä ne voivat olla joissain pienemmissä yrityksissä toimivia ratkaisuita.
1. Tuntilappu
Tuntilappukäytännössä työntekijät kirjaavat työtuntinsa manuaalisesti paperilapuille. Menetelmä ei sovellu kovin hyvin liikkuvaan työhön, koska ei ole tehokkaita keinoja varmistaa, että kirjattu työaika vastaa todellisuutta. Tämä saataa johtaa ylimääräisiin palkkakustannuksiin. Tuntilappu on melko yksinkertainen ja kustannustehokas, mutta vaatii paljon käsityötä erityisesti hallintotyöntekijöiltä.
2. Excel-tuntikirjanpito
Excel-taulukoiden käyttö tarjoaa sähköisen tavan kirjata työajat. Tämäkin menetelmä on joustava ja kustannustehokas, mutta se kohtaa saman tyyppisiä ongelmia kuin tuntilappukäytäntö. Excel-kirjanpito ei tarjoa varmistettua tietoa liikkuvaa työtä tekevien työntekijöiden ajankäytöstä, mikä saattaa johtaa esimerkiksi ylimääräisiin palkkakustannuksiin. Myös tietojen kerääminen Excelistä vaatii käsityötä, vaikkakaan ei yhtä paljon kuin tuntilappu.
3. Mobiili työajanseuranta
Mobiilisovellus mahdollistaa työajan kirjaamisen reaaliajassa ja on ehdottomasti tarkempi kuin manuaalinen kirjaus. Mobiilikirjauksessa työkohde-, projekti-, littera-, asiakas- ja työtehtäväerottelut on erittäin helppo kellottaa ja samalla näihin voi kätevästi lisätä tarvittavat työ- ja laskutussuoriteet, kommentit ja paikkatiedot.
Useimmissa tapauksissa mobiilisovelluksella tehdyt työmerkinnät, lomat ja poissaolot saadaan sellaisenaan palkkakäsittelyyn ja sitä kautta helposti palkanmaksuun.
Mobiili työajanseurannalla tarkkuus erityisesti yhdistettynä paikkatietopalveluun on kokemuksiemme perusteella huomattavasti parempi kuin tuntilapuilla ja Excelillä tehtävä tuntikirjanpito. Leimauslaitteilla ja ajoneuvoon tunnistautumisella voidaan yleensä parantaa kirjanpidon tarkkuutta entisestään.
4. Kulunvalvontaleimaus
Kulunvalvontalaitteet tarjoavat tarkan ja helpon tavan kirjata työaikaa kiinteissä toimipisteissä. Liikkuvassa työssä niiden käyttö on kuitenkin rajoitettua, ellei työntekijä tee aina töitä työmaalla, jossa on kulunvalvontalaite.
Kulunvalvontaleimauksen voi yhdistää mobiilisovellukseen ja ajoneuvoon tunnistautumiseen, jolloin työajanseurannasta saadaan erittäin tehokasta ja tarkkaa, mikä saattaa vähentää myös palkkakustannuksia.
Tiesitkö, että rakennusalalla kulunvalvontaa voidaan käyttää myös työajanseurantaan? Lue lisää tästä artikkelista.
5. Kuljettajan työleimaus ja ajoneuvoon tunnistautuminen
Työntekijät voivat leimata työaikansa ajoneuvoissa samalla kun he tunnistautuvat ajoneuvon kuljettajaksi. Käytäntö mahdollistaa paitsi työajanseurannan, myös tärkeiden tietojen keräämisen ajoneuvojen käyttöasteista, käyttötavoista sekä kuljettajista. Resurssien optimointi sekä ajoneuvojen kustannusten kohdistaminen oikeille projekteille tai tehtäville helpottuu merkittävästi.
Ajoneuvoseurantaan yhdistetyt työleimaukset ovat erityisen hyödyllisiä liikkuvassa työssä, sillä sen avulla tuntikirjanpidon pitäminen on helpompaa ja tarkempaa. Lisäksi kun leimaustapahtumat ja ajoneuvojen käyttäjät ovat tiedossa, työnantaja voi varmistaa ettei yrityksen autoja käytetä yksityisajoihin.
6. Joustavat leimauskäytännöt
Työaikatietojen tarkka kirjaaminen mobiilisovelluksella, kulunvalvontalaitteella ja/tai ajoneuvoseurannalla tuo monia hyötyjä. Kaikki kerätty tieto tallennetaan yhtenäiseen tuntikirjanpitoon, jolloin siitä voidaan muodostaa selkeät raportit yrityksen johdon päätöksenteon tueksi.
Ajoneuvojen osalta raportointi kattaa esimerkiksi käyttöasteet, kuljettajatiedot ja kustannusten kohdistukset. Kulunvalvonnan avulla on mahdollista hoitaa työajanseuranta sekä mahdolliset tiedonantovelvollisen verottajailmoitukset sekä AVI-raportointi. Mobiilisoveluksen avulla voidaan erotella laajemmin työskentelytietoja, kuten palkanlisät, työkohtaiset selitteet, sekä työ- ja laskutussuoritteet. Lisäksi kun työntekijöiden sijainnit ovat nopeasti ja helposti tarkistettavissa, työturvallisuus ja resurssien optimointi helpottuu.
Johtopäätökset
Liikkuvaa työtä tekevien yritysten työajanseuranta kannattaa toteuttaa yhdistelmäratkaisulla, joka sisältää mobiilin tuntikirjanpidon, ajoneuvoseurannan ja/tai kulunvalvonnan. Tämä työajanseurantamenetelmä mahdollistaa tarkkojen työaikojen seurannan sekä monipuolisen työhön liittyvän tiedon keräämisen. Samalla tavallisimmat viranomaiskyselyt ja tiedonantovelvollisuudet hoituvat ilman ylimääräistä vaivaa raporttien koostamisesta.
Oikean työajanseurantamenetelmän valinta on erityisen tärkeää liikkuvaa työtä tekevissä yrityksissä. Manuaaliset menetelmät, kuten Excel ja tuntilaput, tarjoavat työntekijälle helppoutta ja joustavuutta, mutta merkintöjen tarkkuus ja tiedonhallinta eivät yleensä yllä samalle tasolle modernien ratkaisuiden kanssa. Käyttötarkoitukseen sopivimmat teknologiset ratkaisut tehostavat läpinäkyvyyttä ja tarkkuutta laskutukseen, optimoi resursseja ja tekevät viranomaisvelvoitteiden hoitamisesta vaivattomampaa.