Tässä artikkelissa pyrimme kuvaamaan hyvän toiminnanohjausjärjestelmän sisältöä ja sen konkreettista kilpailuetua. Toimivan ohjelmiston hankinta on tärkeä strateginen päätös, jonka merkitys korostuu vuosien saatossa järjestelmän ja sen käytön jatkuvan kehityksen myötä.
Kenttätietojen kerääminen samassa järjestelmässä
Työhön liittyvien tietojen kerääminen kannattaa tehdä mahdollisimman keskitetysti ja jos mahdollista, kannattaa käyttää ’Yhden sovelluksen taktiikkaa’. Yhdellä sovelluksella tietojen syöttäminen on selkeää ja samalla tietoja on helppo hyödyntää monipuolisesti. Alla on esimerkkejä asioista, joita Navisystem-ohjelmistossa voi kätevästi tehdä yhdellä sovelluksella:
- Työaika- ja suoritemerkinnät
- Urakkamerkinnät
- Tiedonvälitys työnjohdolle ja muille työntekijöille. Esimerkiksi työn valmiiksi ilmoittaminen ja työtä koskevat lisätiedot.
- Loma- ja poissalomerkinnät
- Projekti- tai asiakaskohtainen dokumentaatio. Mahdolliset työtä koskevat lomakkeet kannattaa täyttää työleimauksen aikana. Tarvittaessa tietoja voidaan viedä rajapintoja pitkin muihin ohjelmistoihin heti kun lomakkeet on täytetty.
- Työntekijöiden resursointi. Työohjaus helpottuu, kun ajoneuvot, työkohteet ja tehtävät näkyvät samassa karttanäkymässä reaaliajassa.
- Ajojärjestely on helpompaa, kun järjestelmästä näkee työntekijöiden seuraavat työt ja niiden osoitteet
- Automaattiset töihin kirjautumiset ajoneuvon paikkatiedon perusteella
- Ajoneuvopaikanninta voi myös käyttää kulunvalvontalaitteena, jolloin työntekijä leimaa itsensä sisään ajoneuvossa töiden alkaessa ja ulos töiden päättyessä.
- Työmaan kulkutietojen vienti verohallintoon
Huom! Navisystemissä käyttäjäympäristön näkyvyydet ja käyttöoikeudet määritetään aina työntekijä- ja/tai käyttäjäluokkakohtaisesti.
Laskutus
Yleensä liikkuvassa työssä raportointivelvollisuuksiin sisältyvät työaikatiedot, matka-ajat, laskutussuoritteet, palkanlisät sekä tilaajalomakkeisto. Kun kaikki tiedot ovat samassa järjestelmässä, ne on helppo tarkistaa, hyväksyä ja siirtää laskutusohjelmaan.
Projektihallintarajapinta helpottaa töiden hallinnointia
Hyvä toiminnanohjausjärjestelmä sisältää projektihallintaohjelmiston, joka keskustelee rajapinnan avulla kenttäsovelluksen kanssa. Projektihallinnassa tehdään mm. töiden resursointia sekä data-analytiikkaa. Sen sijaan, että samat työtiedot lisättäisiin useaan kertaan käsin eri ohjelmistoihin, työtiedot kannattaa lisätä yhteen ohjelmistoon ja siirtää sieltä rajapintaa pitkin toisiin ohjelmistoihin. Käsityön määrä on pienempi ja tietojen sisältö pysyy samana, kun niitä käsitellään eri järjestelmissä. Lue lisää projektinhallinnan rajapintaratkaisuista tästä artikkelista
Palkanmaksu
Työtunnit hyväksytään ja tulkitaan työaikapalvelussa, mistä tiedot siirretään palkanmaksuohjelmistoon palkkalajeittain eriteltynä. Automatisoitu palkka-ajo tarjoaa merkittäviä kustannussäästöjä.
Ajoneuvoseuranta
Liikkuvaa työtä tekevässä yrityksessä ERP:n osana käytettävän ajoneuvoseurantajärjestelmän tietoja on mahdollista hyödyntää laajemmin kuin ainoastaan seurantaan tai verottajailmoituksiin. Alla on kuvattu esimerkkitapauksia ajoneuvoseurantajärjestelmän lisähyödyistä:
- Ajoneuvojen käyttöaste- ja kustannuspaikkakohdistukset on mahdollista saada, jos työkirjauksen yhteydessä työntekijä tunnistautuu ajoneuvoon.
- Matka-aika- ja kilometrikorvaukset on mahdollista kohdistaa omille palkkalajeilleen palkanmaksua- ja laskutusta varten.
- Kilometrit on mahdollista erotella ajopäiväkirjasta suoraan matkalaskulle
Alihankkijat
Alihankkija on mahdollista ottaa mukaan kenttäsovelluksen käyttäjäksi, mikä parantaa läpinäkyvyyttä ja tiedonvälitystä sekä helpottaa laskutusta.
- Työajanseuranta: Alihankkija voi tehdä suoraan yrityksenne kenttäsovellukseen tarvittavat merkinnät. Sovelluksessa on juuri oikeat työtä koskevat tiedot ja merkintöjen jälkeen ne välittyvät rajapintoja pitkin normaalisti muihin ohjelmistoihin.
- Tarvittaessa alihankkijan on helppo hyödyntää kenttäsovellusta laskutuksessa, koska laskutusraportissa on mahdollista kerätä, tarkistaa ja hyväksyä kaikki alihankkijan tekemät työsuoritteet.
- Ajoneuvoseuranta: alihankkijan ajoneuvoon asennetun GPS-paikantimen avulla alihankkija voi jakaa yrityksellenne ajoneuvonäkyvyyden toimeksiannon ajaksi.
Yhteenveto
Hyvä toiminnanohjausjärjestelmä helpottaa palkanmaksua, laskutusta ja sisältää data-analytiikkaa helpottamaan strategista päätöksentekoa. Liikkuvaa työtä tekevässä yrityksessä järjestelmä usein myös vähentää palkkakustannuksia sekä verottajariskiä. Lue lisää, miten palvelu voi säästää yritykseltä rahaa tästä artikkelista.
Navisystem-tietojärjestelmässä työtapahtumat on helppo kerätä, tarkistaa, muokata, hyväksyä ja siirtää tarvittaessa toiseen tietojärjestelmään. Alihankkija pystyy informoimaan tarkemmin toimeksiannon edistymisestä esimerkiksi jakamalla ajoneuvo- ja leimaustiedot työsuorituksen aikana.
Haluatko kuulla, miten Navisystem voisi toimia osana yrityksesi toiminnanohjausjärjestelmää. Ota yhteyttä!