Oletko hankkimassa yrityksesi ihka ensimmäistä työajanseurantapalvelua vai harkitsetko palveluntarjoajan vaihtamista?
Työajanseurantapalvelun hankintaan kannattaa käyttää jonkin verran aikaa, jotta palvelusta saataisiin mahdollisimman suuri hyöty yrityksellesi. Tämä artikkeli sisältää vinkkejä sopivan työajanseurantajärjestelmän hankkimiseen. Vinkkejä voidaan hyödyntää myös muissa SaaS-järjestelmähankinnoissa.
Nimeä vastuuhenkilö tai hankintatiimi
Etsi sopivat vastuuhenkilöt hankintaprojektiin. Yritä saada mukaan sellaisia henkilöitä, jotka eivät ole valmiiksi ylityöllistettyjä.
Hankinnasta vastaavien henkilöiden sopiva lukumäärä on aina tapauskohtainen. Tavallisesti yksi vastuuhenkilö tekee hankintapäätöksen alle 20 henkilön yrityksessä. Keskikokoisessa yrityksessä 2-3 vastuuhenkilön vastuunjaolla varmistetaan tarpeiden laajemman huomiointi. Suurissa yrityksissä projektitiimi kannattaa rakentaa siten, että mukaan saadaan mahdollisimman kattavasti henkilöitä eri toiminnoista. Esimerkiksi HR-henkilöstö, työnjohto ja taloushallinto kannattaa yleensä sitouttaa projektiin aikaisessa vaiheessa, jotta heidän tarpeensa tulevat varmasti kuulluksi ja niihin voidaan tarvittaessa reagoida.
Tutustu yrityksesi nykyisiin prosesseihin
Selvitä ja kuvaa yhdessä hankintatiimin kanssa, miten yrityksesi nykyiset prosessit toimivat. Huomioi, että eri yksiköissä tai osastoilla voi olla erilaisia käytäntöjä. Ole tarvittaessa valmis tekemään muutoksia prosesseihin. Yhtenäistä yrityksesi käytäntöjä (esim. TES- ja liukumakäsittelyt) mahdollisuuksien mukaan. Poikkeukset monimutkaistavat järjestelmän käyttöönottoa ja käyttöä. Tietojärjestelmän onnistunut käyttöönotto vaatii lähes aina pieniä muutoksia prosesseihin ja se toimii myös hyvänä tilaisuutena päivittää vanhoja vakiintuneita käytänteitä.
Määritä hankinnan tavoitteet ja laadi vaatimuslista
Nimeä tavoitteet, joita hankinnalla on tarkoitus saavuttaa. Kirjaa ylös järjestelmän tärkeimmät vaatimukset. Suuressa yrityksessä vaatimuslista kannattaa pyytää suoraan eri toimintojen vastuuhenkilöiltä. Vaatimuksia ei kannata tässä vaiheessa tehdä liian pikkutarkoiksi. Voit tarkentaa vaatimuslistaa, kun olet tutustunut vaihtoehtoihin.
Hyvä työajanseurantajärjestelmä säästää työaikaa, hermoja sekä kustannuksia. Se palvelee yritystä parhaimmillaan vuosia osana jatkuvasti kehittyvää toiminnanohjausjärjestelmää. Jos järjestelmään kohdistuu toimialasta johtuvia erityistarpeita, selvitä mikä on palveluntarjoajan kyky muokata ohjelmallisesti järjestelmää vastaamaan näitä erityistarpeita.
Aseta hankinnalle realistinen aikataulu ja budjetti
Pyri asettamaan realistinen aikataulu ja budjetti. Kiireinen aikataulu ei ole välttämättä realistinen ja voi aiheuttaa huonoja päätöksiä. Aikaa kannattaa varata myös järjestelmän testaamiseen eri käyttäjäryhmillä sekä palautteen käsittelylle. Aseta hankinnalle budjetti.
Erityisesti suuremmissa yrityksissä investoinnin kannattavuutta ja hyötyjä tulisi pyrkiä arvioimaan etukäteen. Kannattavuuden arviointi on haastavaa, kun hankitaan järjestelmää, joka tuo lisäarvoa moniin yrityksen toimintoihin. Ole myyjääsi yhteydessä, jos tarvitset apua kannattavuuden arviointiin.
Tee pilotti ja kerää palaute eri käyttäjäryhmiltä
Kannattaa ottaa järjestelmä veloituksettomaan testiin rajatulle joukolle. Helppokäyttöisyys kannattaa tarkistaa erityisesti niiltä työntekijöiltä, jotka tulisivat tekemään työmerkintöjä päivittäin järjestelmään. Kerää käyttökokemuksia eri käyttäjäryhmiltä ja tarvittaessa muokkaa järjestelmäasetuksia saamasi palautteen pohjalta. Kannattaa testata myös asiakaspalvelun laatu pyytämällä heiltä apua järjestelmämääritysten kanssa. Kun olet asiakastuen kanssa tekemisissä, selviää asiantuntijasi palvelualttius ja yhteistyön mielekkyys luonnollisella tavalla samalla kun palvelusta saadaan räätälöityä paremmin tarpeita vastaava kokonaisuus.
Tee valinta
Valitse sellainen palveluntarjoaja, jonka koet parhaiten sopivan yrityksellesi. Hyviä valintakriteereitä ovat mm.
- Tarpeita vastaava palvelukokonaisuus
- Järjestelmän räätälöitävyys (käyttöliittymä & mahdollisesti ohjelmallinen muokattavuus erityistarpeita varten)
- Asiakaspalvelun asiantuntijuus sekä palvelualttius
- Budjettiin sopiva hinta
- (Kotimaisuus)
Vinkit loppuun:
- Vaatimuslistan ei kannata olla aluksi liian tarkka, vaan suurpiirteisesti laadittu. Liian tarkka vaatimuslista voi vaikeuttaa hankintaa. Tarkenna vaatimuslistaa, kun olet tutustunut vaihtoehtoihin.
- Aikataulu kannattaa asettaa realistisesti, jotta kiire ei aiheuta huonoja päätöksiä, mutta toisaalta hankinnasta ei pidä muodostua ikuisuusprojektia.
- Keskustele myyjän kanssa yrityksenne ohjelmistotarpeista. Sen lisäksi, että saat hyödyllistä tietoa, opit myös tuntemaan asiakaspalvelijaasi paremmin.
- Kysy mielipiteitä luotetuilta henkilöiltä (myös kenttätyöntekijöiltä), jotka tulevat käyttämään järjestelmää päivittäin. Hyvä viestintä ja osallistaminen vähentävät mahdollista muutosvastarintaa!
- Jos koet, että näiden kohtien toteuttaminen on liian työlästä tai vaativaa, kannattaa harkita konsultin palkkaamista tehtävään. Hyvin alustettu työajanseurantajärjestelmä säästää paljon aikaa ja rahaa sekä tarjoaa hyvät työkalut jatkuvaan kehitykseen.
Haluatko apua työajanseurannan hankinnassa? Ota yhteyttä!