Siirry suoraan sisältöön

Työajanseuranta investointina – paljonko se voi säästää rahaa?

tyoajanseuranta saastojen laskeminen

Työajanseurantapalveluun investointi tehostaa työntekoa sekä tuo selkeitä säästöjä palkanmaksuun ja laskutukseen. Hyvin rakennettu työajanseuranta ja sen tukipalvelut tukevat jatkuvaa kehitystä ja kasvua. Investoinnin kannattavuuslaskelmat auttavat hankintabudjetin, resursoinnin sekä aikataulun määrittämisessä.

Tämän artikkelin tarkoituksena on auttaa työajanseurantapalvelun kustannushyötyjen hahmottamisessa ja arvioimisessa. Artikkelin lopussa esitetään esimerkkilaskelma kustannushyödyistä rakennusyrityksessä.

Miten työajanseurantapalvelu säästää rahaa?

1. Palkanmaksu

Työntekijä merkitsee itse tuntinsa ja merkinnät tarvitsee tehdä vain kerran. Toimistossa säästetään arvokasta työaikaa, kun tuntilapuille kirjattuja mahdollisesti puutteellisia tai epäselviä työmerkintöjä ei tarvitse enää kopioida koneelle. Myös palkanlaskennan virheet ja ns. ”kynätunnit” vähenevät.

2. Laskutus

Mitään ei jää laskuttamatta, kun kaikki työtunnit, käytetyt materiaalit ja tarvikkeet kirjautuvat suoraan oikealle työnumerolle. Töitä voidaan tarkastella nykyisen laskutusstatuksen perusteella. Kun laskut on lähetetty, työt arkistoidaan laskutetuiksi. Tietoja voidaan hyödyntää jälkilaskennassa ja tarjouksien laadinnassa. Tulevaisuudessa palvelut voidaan siis kerättyjen tietojen perusteella hinnoitella entistä tarkemmin ja kannattaviin töihin on helpompi keskittyä.

3. Työnohjaus

Työnjohto voi seurata reaaliajassa töiden etenemistä. Työt ja niihin liittyvät lisätiedot toimitetaan suoraan niitä koskeville työntekijöille, jolla varmistetaan oikeiden resurssien päätyminen oikeaan paikkaan. Työnjohto sekä työntekijät ovat kartalla seuraavista työvaiheista ja yrityksen sisäiset kyselyt vähenevät.

4. Lailliset velvoitteet

Sähköinen järjestelmä avustaa myös laillisten velvoitteiden täyttämisessä, kun työntekijöiden työstatus on saatavilla reaaliaikaisesti. Pilvipalvelussa tiedot ovat aina käden ulottuvilla ja ajan tasalla. Viranomaistarkastuksen sattuessa tietoihin pääsee käsiksi nopeasti, eikä ongelmia aiheudu puutteellisten tietojen seurauksena.

Esimerkkilaskelma

Olemme laatineet esimerkkilaskelman palkanmaksuun ja laskutukseen liittyvistä rahallisista hyödyistä kuvitteellisessa yrityksessä. Esimerkkiyrityksen työntekijät tekevät paljon liikkuvaa työtä ja työnjohto on paikalla vain harvoin. Keskitymme laskelmassa ainoastaan palkanmaksuun ja laskutukseen, vaikka tosiasiassa järjestelmä tuo hyötyjä muillakin osa-alueilla, kuten työn ohjaukseen ja resursointiin. Huomioi, että hyödyt ovat aina yrityskohtaisia, joten esimerkkimme on vain suuntaa antava laskelma!

Esimerkkiyritys on nimeltään Raimon Rakennus. Yrityksessä työskentelee 25 työntekijää. Tuntilapulle kirjattua työaikaa pyöristetään ylöspäin keskimäärin 12 minuuttia per työpäivä (”kynätunnit”). Lisäksi toimistotyöntekijällä kuluu kuukaudessa 7,5 h aikaa tuntilappujen käsittelyyn.

image

Voit käydä täällä katsomassa, miten laskelma on tehty. 2500 euron keskipalkalla ja 1,5 kertaisilla kokonaissivukuluilla ”kynätuntien” ja tuntilappujen käsittelyn kulut yhteensä:

  • kuukaudessa 2714 €
  • vuodessa 32571 €

Mikäli tehtyjä töitä jää lisäksi laskuttamatta asiakkailta 500 euron arvosta kuukaudessa, puhutaan vuositasolla yhteensä 38 571 € kuluista.

Työajanseurantapalveluun investoimalla nämä kulut voivat poistua kokonaan. Työajanseurantapalvelu on edullinen investointi, joka maksaa itsensä nopeasti takaisin. Työajanseurantapalvelun kulut yhteensä:

  • kuukaudessa n. 100-300 €
  • vuodessa n. 1200-3000 €.

Hinnat riippuvat valituista palveluista.