Siirry suoraan sisältöön

Työajanseurannan lisäksi, mitä sisältyy tehokkaaseen kenttätyöjärjestelmään?

Kenttatyon hallinta ja tyoajanseuranta blogikuva

Ei ole väliä, millaista liikkuvaa työtä teet – olipa se sitten rakennus-, huolto-, myynti- tai palvelualan työtä. Sähköinen työajanseuranta, kulunvalvonta sekä ajoneuvoseuranta tekevät siitä tehokkaampaa ja kannattavampaa. Kunnolliset ohjelmistoratkaisut eivät ole vain sijoitus yritykseesi, vaan myös investointi työntekijöiden entistä tehokkaampaan työajan käyttöön.

Tärkeän tiedon kerääminen kentältä palkanmaksua, data-analytiikkaa ja laskutusta varten voi olla haastavaa, koska tarvittava tieto on monipuolista ja sitä pitää olla jatkuvasti keräämässä talteen. Valitse tulevaisuus, jossa hallitset aikaa, kustannuksia, tiedonvälitystä ja työn suoritusta paremmin. Tehokkaat sähköiset ohjelmistopalvelut ovat avain jatkuvaan kehitykseen ja menestykseen!

Tässä artikkelissa kerrotaan, miten tehokkailla kenttätyökaluilla voi säästää aikaa, rahaa ja energiaa menestyksekkään liiketoiminnan rakentamiselle. Yleensä sähköinen työajanseuranta on keskeisessä asemassa kaikissa kenttätyöjärjestelmissä.

Kenttatyonhallinta blogi kuvituskuva

6 yleisintä syytä työajanseurannan hankintaan

  1. Tarkat raportit ja analytiikka: Järjestelmään kerätystä datasta saa ajettua tarkkoja raportteja käytännönasioihin, kuten palkanmaksuun ja laskutukseen. Raportteja hyödynnetään myös strategisessa päätöksenteossa, jossa halutaan tehdä päätöksiä todelliseen dataan perustuen.
  2. Lisää liiketoiminnan läpinäkyvyyttä: Hanki kattavasti todellista tietoa työntekijöidesi toiminnasta päätöksenteon tueksi. Tämä vähentää epävarmuutta liiketoiminnassasi sekä terävöittää esimerkiksi tarjouslaskentaa.
  3. Asiakaspalvelun parantaminen: Asiakastarpeisiin reagoiminen on nopeampaa, kun tiedät koko ajan tiimisi jäsenten työstatuksen. Tämä parantaa asiakaspalvelua, asiakastyytyväisyyttä sekä joissain tapauksissa auttaa resurssioptimoinnissa.
  4. Työsuoritteet tehostuvat: Ajoneuvo- ja työajanseuranta auttavat seuraamaan työntekijöidesi työsuorituksia ja ajotapoja. Tämä yleensä johtaa turvallisempaan ajamiseen ja läpinäkyvämpään työsuoritukseen.
  5. Tehokkaampi ajanhallinta: Työajanseurannan ja ajoneuvoseurannan avulla voit optimoida päivittäiset tehtävät ja reitit. Työpäivät on mahdollista suunnitella tehokkaammiksi, kun tiedät tarkalleen kuinka paljon aikaa kuluu eri asiakaskäynteihin ja matkustamiseen.
  6. Turvallisuus ja hätätilanteiden hallinta: Jos tiimisi jäsenellä on hätätilanne, voit paikantaa hänet nopeasti ja ohjata avun paikalle. Tarvittaessa seurantajärjestelmään on mahdollista lisätä myös erilaisia sähköisiä turvaratkaisuja. Kasvaneesta työturvallisuudesta kannattaa informoida työntekijöitä käyttöönottokoulutuksen yhteydessä samalla kun korostetaan uuden seurantajärjestelmän hyötyjä.

3 timanttista neuvoa kenttätyön hallintaan

  • Käytä yhden sovelluksen taktiikkaa tietojen keräämisessä
  • Perusta päätöksentekosi todelliseen dataan
  • Hyödynnä tietovientirajapintoja taloushallintaan, laskutukseen ja data-analytiikkaan

Kenttätyöjärjestelmä kaaviokuva

Mitä kannattaa huomioida työajanseurannan ja kenttätyöjärjestelmän hankinnassa?

Työajanseuranta on keskiössä kenttätyöjärjestelmässä, joten kannattaa varmistaa, että se pystyy keräämään tarvittavat tiedot talteen juuri yrityksellenne sopivalla tavalla. Myös siihen mahdollisesti liittyvät muut järjestelmät kannattaa valita huolellisesti ja harkiten, jotta kerätystä tiedosta saadaan paras mahdollinen hyöty irti. Suosittelemme käyttämään ohjelmistopalveluntarjoajien asiantuntemusta hyväksi ja tilaamaan heiltä tarvekartoituksen heti hankintaprosessinne alussa. Ensisijaisesti toiminnanohjausjärjestelmän tulee olla reilu, tarkka ja kunnioittaa työntekijöiden yksityisyyttä.

Näillä toimenpiteillä pääset tulokseen, johon sekä yrityksesi että työntekijäsi voivat olla tyytyväisiä:

  • Käytä erilaisia seurantamenetelmiä tarpeen ja tilanteen mukaan, esimerkiksi ajoneuvoseurantaa, mobiilityöajanseurantaa ja/tai työmaan kulunvalvontaa.
  • Varmista, että ohjelmistoratkaisusi sisältää kaikki tarvittavat ominaisuudet tekemällä tarvekartoituksen.
  • Mikäli viet tietoa toisiin järjestelmiin, erottele tiedot työajanseurannassa asian mukaisesti ja käytä tietojen siirtämisessä siihen automatisoitua menetelmää (vrt. palkkatulkinnat ja tietovientirajapinnat).
  • Varmista, että käyttöönotettava järjestelmä noudattaa Suomen lakia, määräyksiä sekä tarvittaessa paikallista työehtosopimusta.
  • Laadi selkeät säännöt ja käytännöt järjestelmän käyttöön, jotta tietoja voidaan syöttää ja käsitellä oikein.
  • Ennen käyttöönottoa tiedota ja kouluta työntekijät järjestelmän käyttöön. Muista korostaa palvelun hyötyjä.
  • Varmista, että työntekijät syöttävät työsuoritteensa oikein ja pyydä heiltä säännöllisesti palautetta. Tarjoa heille myös mahdollisuus tarkistaa ja korjata mahdolliset virheet.
  • Muista aina kunnioittaa työntekijöiden yksityisyyttä.

toimisto lappari

Kenttätyönhallinta ja työajanseuranta voivat toimia vain siihen sitoutuneilla työntekijöillä

Automaattiset järjestelmät, kuten mobiili työajanseuranta, kulunvalvonta ja ajoneuvoseurantaohjelmistot tarjoavat tietoa työntekijöiden sijainnista kentällä sekä työsuoritteista. Tämä lisää läpinäkyvyyttä, tehostaa tiedonkulkua ja työturvallisuutta, sekä vähentää mahdollisia virheitä. Määritä selkeät säännöt ja käytännöt työajanseurannalle. Työntekijöiden tulisi tietää, mitä tietoja seurataan, kuinka niitä käytetään ja miten kauan niitä säilytetään. Tee myös selväksi, että järjestelmää käytetään vain työajanseurantaan eikä henkilökohtaiseen seurantaan tai vapaa-ajan seurantaan. Ilmoita, että järjestelmä noudattaa Suomen lakia ja säädöksiä, jotka koskevat yksityisyydensuojaa (GDPR).

Tiedota ja kouluta työntekijöitä sähköisten tietojärjestelmien käyttöön. Luo avoin ja rehellinen viestintäkulttuuri, jossa työntekijät voivat ilmaista huolensa työajanseurannasta ja antaa palautetta järjestelmän parantamiseksi. Selitä työntekijöille, miksi sähköisiä seurantatyökaluja käytetään ja kuinka se parantaa liiketoiminnan tehokkuutta. Tarjoa myös koulutusta työntekijöille, miten heidän odotetaan käyttäytyvän seurantajärjestelmien kanssa. Pidä työajanseurantajärjestelmä joustavana ja mukauta sitä tarpeen mukaan. Esimerkiksi tarjoa myös mahdollisuus manuaaliseen kirjaukseen tilanteissa, joissa automaattinen seuranta ei ole mahdollista tai käytännöllistä käyttää. Tämä on erityisen tärkeää, jos työntekijät tekevät monipuolisia tehtäviä ja työn suorituspaikalla ei ole toimivaa verkkoyhteyttä.

Lue lisää täältä

Haluatko kuulla lisää?

Ota yhteytta 1000x202 1