Työajanseuranta on pakollinen lakisääteinen tehtävä, josta työnantaja on vastuussa. Paras syy työajanseurantaan panostamiseen ei kuitenkaan ole sen pakollisuus. Työajanseuranta kannattaa toteuttaa hyvin, koska se lisää luottamusta ja tehokkuutta sekä ehkäisee epäselvyyksiä. Sen avulla voidaan kerätä tarkat datat mm. palkanlaskentaa, laskutusta ja kannattavuuslaskelmia varten. Työaikalaki ei suoraan määrää miten tuntikirjanpito pitäisi toteuttaa. Nykyaikainen sähköinen työajanseuranta on kuitenkin ylivoimainen ratkaisu verrattuna manuaaliseen kirjanpitoon.
Työajanseuranta on eduksi sekä työnantajalle että työntekijälle. Tässä artikkelissa käsitellään yleisesti työajanseurantaa sekä sen hyötyjä ja järjestämistä. Lukemalla artikkelin saat lisäksi tietää, miksi sähköinen työajanseuranta on nykyaikana selvästi paras vaihtoehto.
Mitä työajanseuranta on?
Miksi työajanseurantaa tehdään?
Työajanseuranta on lakisääteistä ja se hyödyttää työntekijöitä ja koko yritystä. Työnantajan tulee lain mukaan seurata työntekijöiden työaikoja, jotta enimmäistyöajat eivät ylity. Työajanseurantaa ei kuitenkaan kannata nähdä pakollisena pahana.
Seuranta auttaa työntekijää selkeästi erottamaan työn ja vapaa-ajan toisistaan. Yritystä se avustaa arvioimaan käytetyn ajan tuottavuutta. On tärkeää muistaa, että työnantajan vastuulla on varmistaa, ettei työaika ylitä sallittuja rajoja ja että työntekijä saa asianmukaisen palkan tehdystä työstä. Tämä tuo työntekijälle turvaa ja rakentaa luottamusta työntekijän ja työnantajan välille.
Vastaavasti järjestelmällinen työajanseuranta tuo turvaa työnantajalle, koska työnantaja voi aina osoittaa että palkka on maksettu on oikein. Yritys voi saavuttaa merkittäviä hyötyjä, jos pakollisiin prosesseihin (palkanmaksu ja laskutus) kuluu mahdollisimman vähän työtunteja. Tämän päälle tulevat hyödyt datan hyödyntämisestä päätöksenteossa.
Miten työaikalaki velvoittaa työnantajan seuraamaan työaikaa?
Työaikalaki velvoittaa työnantajan seuraamaan työntekijän työaikoja ja siitä maksettua palkkaa. Mitä muuta tuntikirjanpitoon tulisi työaikalain mukaan sisältyä?
Työaikalain mukaan tuntikirjanpidosta pitäisi käydä ilmi:
Työnantaja on vastuussa siitä, että työntekijä toimittaa tarvittavat tiedot työaikakirjanpitoon. Työnantajan velvoitteet on määritelty työaikalaissa tarkasti. Puutteet työajanseurannassa voidaan havaita esimerkiksi työsuojelutarkastuksissa, joissa näiden velvoitteiden toteutumista seurataan. Työaikakirjanpidon olisi syytä olla tällöin vaatimusten mukainen.
Työaikalaki löytyy kokonaisuudessaan Finlexistä. Tietoa on hyvä etsiä myös Työsuojeluhallinnon verkkosivuilta.
Työajanseurannan arvo korostuu epäselvyyksien ratkaisemisessa
Työajanseurannan avulla voidaan yleensä ratkaista epäselvyydet tai riitatilanteet työntekijän ja työnantajan välillä. Ilman luotettavaa tuntiseurantaa tällaisten tilanteiden ratkaiseminen voi olla haastavaa. Tavallisesti epäselvyydet liittyvät esimerkiksi työajan alkamiseen, lomien pitämiseen tai ylitöihin.
On työantajan vastuulla huolehtia, että työajanseuranta tehdään oikein. Työnantajan pitäisi voida pyynnöstä esittää selvitys tuntikirjanpidon merkinnöistä työntekijälle, hänen mahdolliselle edustajalleen kuten luottamusmiehelle sekä työsuojeluviranomaiselle.
Mikäli työnantaja ei ole huolehtinut työajanseurannasta asianmukaisesti, epäselvät tilanteet käsitellään oikeudessa yleensä työntekijän selvitysten mukaisesti. Työaikakirjanpidon laiminlyöminen tai manipulointi voi olla rikos työnantajalle.
Työajanseurannan termit
Kuka vastaa työajanseurannasta yrityksessä?
Työaikalain mukaan työajanseurannasta on vastuussa työnantaja. Yleensä työajanseuranta järjestetään siten, että työntekijä on työsopimuksessa määritetty vastuulliseksi kirjaamaan tuntinsa. Usein työntekijän esimies on myös määritetty hyväksymään alaistensa työtunnit ja poissaolot. Yrityksissä voi olla hieman erilaisia käytäntöjä, mutta yleensä eri osapuolien vastuut määritetään pääpiirteittäin näin:
Työntekijän vastuut
Esimiehen vastuut
HR:n vastuut
Johdon vastuut
Miten työelämän murros muuttaa työajanseurantaa?
Työelämä on murroksessa ja se vaikuttaa suoraan työajanseurannan vaatimuksiin. Työn tekeminen ja sen luonne muuttavat muotoaan. Avainsana työelämässä on nykyisin joustavuus. Työhyvinvointia arvostetaan aiempaa enemmän. Etätyön, erilaisten työaikamuotojen, joustavien työaikojen ja paikallisen sopimisen yleistyminen ovat esimerkkejä muutoksista.
Muun muassa näiden asioiden vuoksi toimivan työajanseurannan järjestäminen on tänä päivänä entistäkin tärkeämpää. Työajanseurannan on taivuttava hallitsemaan murrokseen liittyvät muutokset, jotta tuntikirjanpito ja siihen perustuvat prosessit kuten palkanmaksu, pysyvät luotettavana ja läpinäkyvänä.
Yrityksen käytössä olevat työsopimukset ja työsuhteiden erityispiirteet on huomioitava työajanseurannassa:
Työaikaseurannan järjestäminen
Miten työajanseuranta kannattaa toteuttaa? – miksi sähköinen työajanseuranta on paras ratkaisu?
Työaikalaissa ei määrätä, millä tavoin työaikaa pitäisi seurata. Tuntilaput ja Excel ovat siis sallittuja tapoja toteuttaa tuntiseuranta. Nämä ovat edelleen suomalaisissa yrityksissä yleisiä tapoja järjestää tuntiseuranta. Näissä on ongelmana aikaa vievä ja virheille altistava käsityö, joka aiheutuu mm. tietojen kopioinnista. Ylityöt, lisät ja muut vastaavat laskentaa vaativat säännöt lisäävät entisestään tuntikirjanpidon hallinnointiin kuluvaa työaikaa.
Sähköinen työajanseuranta on jatkuvasti yleistyvä tapa kirjata työtunnit. Sähköisessä työajanseurannassa työsuoritukset kirjataan sovelluksen, verkkopalvelun tai kirjautumislaitteen kautta. Sähköisen työajanseurannan hyödyt ovat kiistattomat:
Tämän artikkelin avulla voit arvioida sähköisen työajanseurannan potentiaalisia säästöjä yrityksellesi.
Paperille tai Exceliin tehtävän työajanseurannan heikkoudet
Sähköisellä tuntiseurantajärjestelmällä on monia selkeitä etuja prosessien automatisoimisessa ja raporttien yksinkertaistamisessa, mikä säästää aikaa ja kustannuksia. Lisäksi tiedonkeruu ja prosessioptimointi on vaivatonta, kun data on jatkuvasti käytettävissä ja helposti siirrettävissä. Millä tavoin paperille tai Exceliin tehtävä työajanseuranta on huonompi kuin sähköinen työajanseuranta?
Altistaa virheille
Vaikka käsipelillä tehtävä seuranta, kuten Excelissä tehty kirjanpito, mahdollistaa perustason tuntiraporttien laadinnan työaikalainsäädännön mukaisesti, niin sen tulokset ovat alttiita ikäville virheille. Merkinnät voivat olla epäselviä, kopioinnissa voi tapahtua virheitä tai lomakkeita voi hävitä. Riskinä on, että lain säilytettäväksi vaatimia tietoja ei saada talteen, mikäli tuntimerkinnät saapuvat esim. tekstiviestillä, Whatsapp-viestillä, sähköpostilla tai paperilapuilla.
Vie työaikaa työntekijöiltä ja voi tuntua työläältä
Tuntimerkintöjen raapustaminen vie työaikaa työntekijöiltä. Sähköisessä järjestelmässä kirjaukset voi tehdä aikaleimalla: työaika lasketaan automaattisesti kirjauksen aloituksesta uloskirjaukseen. Näin merkintöjen tekemiseen ei tarvitse varata erikseen aikaa.
Lisäksi jos työntekijät kokevat tuntien kirjaamiseen työlääksi, tapahtuu tuntien kirjaaminen usein vasta palkkakauden lopussa. Kun tehdyt työt eivät enää ole aivan tuoreena muistissa, voivat merkinnät olla epätarkkoja. Tämä ongelma on ratkaistu sähköisessä työajanseurantajärjestelmässä siten, että työt voidaan pakottaa leimaamaan reaaliajassa samalla kun työt aloitetaan ja päätetään kohteessa. Kun työaikatiedot ovat jatkuvasti saatavilla kaikille, se vähentää epäselvyyksiä ja lisää luottamusta.
Vie RUNSAASTI työaikaa esimiehiltä ja hallinnolta
Vanhanaikainen tuntiseuranta kuormittaa erityisesti esimiehiä ja HR-osastoa. Ylimääräisiä työtunteja kuluu työntekijöiden muistuttamiseen tuntilistojen palauttamisesta sekä oikeista merkintätavoista. Tämän lisäksi vähintään yhtä paljon aikaa kuluu tietojen tarkastamiseen, tulkitsemiseen sekä kopioimiseen muihin järjestelmiin.
Usein pienissä tai kasvavissa yrityksissä tuntiseurannan hallinnointiin kuluva työaika on suoraan pois esimerkiksi yrityksen kehittämisestä sekä työn johtoon ja muuhun hallinnointiin käytettävistä työtunneista, koska erillistä HR-osastoa ei ole.
Työajanseurantajärjestelmän valinta
Järjestelmän valinnassa helppokäyttöisyys on usein tärkein kriteeri, mutta millaisia muita vaatimuksia kannattaa asettaa, kun valitaan sopivaa sähköistä työajanseurantajärjestelmää? Mitä kaikkea kannattaa huomioida hankinnassa? Lue työajanseurannan hankinnasta tästä artikkelista.
Työajanseurannan ominaisuudet – laadi vaatimuslista eli tsekkilista
Hyödynnä tehokkaasti työajanseurannan kautta kerättyjä tietoja
Varmista, että hallinto ymmärtää, mitä hyötyjä hankinnasta on. Henkilöstö ottaa uuden järjestelmän aivan eri tavalla vastaan, kun se näkee konkreettisesti mihin sitä voidaan käyttää. Käy läpi työnjohdon, palkanlaskijoiden ja laskuttajan kanssa miten heidän töitään voidaan helpottaa sähköisellä työajanseurantapalvelulla. Sähköisessä järjestelmässä data on saatavilla reaaliajassa ja niitä voidaan hyödyntää heti. Manuaalisessa tuntiseurannassa tiedot kulkevat aina jälkijunassa.
Kouluta työntekijät käyttämään työajanseurantapalvelua ja kerro miten juuri he hyötyvät uudesta järjestelmästä. Esimerkiksi työntekijä voi helposti tarkistaa merkityt tuntinsa ja reaaliaikaiset liukumasaldonsa palvelusta. Hyvin suunniteltu palvelu vähentää tuntimerkintöihin käytettyä aikaa, josta työntekijätkin yleensä pitävät.
Miten eri käyttäjäryhmät hyötyvät sähköisestä työajanseurannasta?
Sen lisäksi, että tuntikirjauksiin käytettävä työaika vähenee, hyötyä saadaan myös datan käytön tehostumisesta. Mitä konkreettisia hyötyjä eri käyttäjäryhmät saavat päivittäisiin tehtäviinsä:
Integraatiot helpottavat työaikatietojen hyödyntämistä
Integraatioilla eli sähköisellä tiedonsiirrolla saat eniten hyötyä työajanseurannasta. Jos tietoja voidaan siirtää sähköisesti järjestelmien välillä, datan käyttö tehostuu ja vältät työajan tuhlaamisen manuaalisiin siirtoihin.
Integraatioita voidaan toteuttaa mm. palkanlaskentaan, projektinhallintaan ja laskutukseen. Sähköinen tiedonsiirto säästää aikaa taloushallinnon työntekijöiltä, jotka joutuvat muuten käyttämään kallista työaikaansa yksinkertaisiin tietojen kopiointitehtäviin. Integraatioista voi lukea lisää täältä.
Käyttöönotto on tärkeää hoitaa hyvin
Käyttöönotto on erittäin tärkeä vaihe, koska huonosti toteutettuna koko projekti voi epäonnistua. Mikäli käyttäjät eivät osaa käyttää järjestelmää tai eivät ymmärrä sen hyötyjä, tämä voi johtaa työntekijöiden vastustukseen. Epäonnistunut käyttöönotto voi johtaa esimerkiksi siihen, että työntekijät tekevät merkinnät edelleen paperilapuille tai vastustavat äänekkäästi järjestelmän käyttöä.
Sitouta eri käyttäjäryhmät mukaan jo hankintavaiheessa, jotta heidän tarpeensa tulevat kuulluksi. Ihmisille on tärkeää päästä vaikuttamaan omaan työhönsä. Laadi käyttöönottosuunnitelma ja pyri seuraamaan sitä. Hankintaan ja käyttöönottoon löydät lisää vinkkejä tästä artikkelista.
Haluatko kokeilla mobiili työajanseurantaa veloituksetta?