Usein kysyttyä

Usein kysyttyä

Olemme koonneet listan kysymyksistä, joita meiltä kysytään usein. Toivomme, että ne ovat sinulle hyödyksi. Ota rohkeasti yhteyttä asiakaspalveluumme tai myyntiimme, jos sinulla on muita kysymyksiä meille tai haluat jutella asioista henkilökohtaisemmalla otteella.

Yleistä

Mitä laitteita järjestelmä tukee?

Palvelumme toimivat suoraan selaimessa, joten käytännössä sitä on mahdollista käyttää kaikilla laitteilla, joissa on toimiva datayhteys ja selain. Mobiilituki on tehty Android-, iPhone-, iPad- ja Windows Phone -laitteille. Tuntikirjanpidon suosittelemme tekemään mobiililaitteella ja tietojen hallinnointiin sekä raporttien tarkasteluun suosittelemme Navisystem-verkkopalvelua.

Kysy lisää myynnistä, jos epäilet sopiiko yrityksesi nykyinen laitteisto järjestelmän käyttöön.

Mitä tietoja tarvitaan palvelun käyttöönottoon?

Toimitamme työntekijöille käyttöönotto- ja käyttöohjeet, joiden avulla palvelu on erittäin helppo aloittaa. Avulias käyttötukemme auttaa asiakasta ja ratkaisee ongelmatilanteita yksilöllisesti. Lähtökohtana on, että asiakasyrityksen vastuuhenkilö säästäisi omaa työaikaansa ja käyttöönotto hoituisi yrityksessä mahdollisimman hyvin.  Laitteilla on ikuinen toimivuustakuu, eli toimitamme teille uuden paikantimen veloituksetta tilalle, mikäli paikannin lakkaa toimimasta ilman väärinkäytöksestä johtuvaa syytä.

Tarvittaessa laiteasennukset hoituvat helposti kauttamme siten, että paikanninasennuksiin erikoistunut yritys ottaa teihin yhteyttä ja sopii asennusajan ja paikan. Asennusliike ottaa myös täyden vastuun asennuksen onnistumisesta!

Mitä palvelut maksavat?

Hinnoittelemme palvelumme aina tapauskohtaisesti. Hinnoitteluun vaikuttaa mm. ajoneuvojen tai työntekijöiden määrä ja asiakkaan tarvitsemat toiminnallisuudet.
Jätä meille yhteydenottopyyntö niin teemme tarvekartoituksen ja lähetämme teille tarjouksen.

Miten Navisystem-palvelu asennetaan mobiililaitteelle tai tietokoneelle?

Navisystem-palvelu toimii suoraan internet-selaimessa, eikä sen käyttöönotto vaadi lainkaan asennusta. Palvelu toimii kaikilla yleisimmillä selaimilla (esimerkiksi Microsoft Edge, Mozilla Firefox ja Google Chrome).
Mobiilituntikirjanpidon kirjautumislinkki kannattaa tallettaa puhelimen aloitusnäkymään, jolloin kirjautuminen onnistuu helposti suoraan pikakuvakkeesta, aivan kuten normaaleja sovelluksia käytettäessä.
Verkkopalveluun kirjautuminen tapahtuu osoitteessa https://navisystem.fi/ ja palveluun kirjaudutaan henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Hallintokäyttäjät hallinnoivat järjestelmää verkkosovellusten kautta. Työntekijäkäyttäjät tyypillisesti näkevät verkkosovelluksessa vain omat tietonsa, eli oman tuntikirjanpidon ja mahdollisesti omalla ajoneuvolla ajetut ajot. Käyttöoikeuksia voidaan muokata tarvittaessa käyttäjäkohtaisesti.

Millaiset sopimusehdot teillä on?

Pyrimme aina tekemään asiakkaan tarpeisiin sopivan sopimuksen. Jätä meille yhteydenottopyyntö, jos haluat keskustella lisää tarjoamistamme sopimusvaihtoehdoista.

Onko mahdollista siirtää tietoja Navisystemin ja muiden järjestelmien välillä?

Tietoja on mahdollista siirtää Navisystemin ja muiden järjestelmien välillä. Rajapinta voidaan luoda vaikkapa palkanlaskentaan, laskutukseen, projektihallintaan, tai toiminnanohjausjärjestelmään, jolloin esimerkiksi tuntikirjanpidon tai sähköisen ajopäiväkirjan tietoja voidaan hyödyntää suoraan toisissa järjestelmissä. Automaatioratkaisut voivat säästää runsaasti työaikaa ja rahaa, kun paperityön ja inhimillisten virheiden määrä saadaan putoamaan minimiin.

Navisystem tarjoaa valmiita rajapintoja seuraaviin järjestelmiin:

  • Mepco
  • Palkka.fi
  • Tikon
  • Visma L7
  • Visma Nova
  • Procountor
  • Unit4
  • Veronumero.fi
  • Ilmoitin.fi
  • Microsoft Dynamics NAV

Jätä meille yhteydenottopyyntö ja kysy lisää rajapintapalveluista!

Miksi meidän pitäisi ottaa järjestelmä juuri teiltä?

Työajanseuranta-, ajoneuvoseuranta-, kulunvalvonta-, työnohjauspalvelut toimivat kaikki saumattomasti yhdessä järjestelmässä sekä itsenäisenä toimintona. Mikäli ohjelmistotarpeenne lisääntyvät, niin näitä lisäominaisuuksia on helppo tarpeen mukaan kytkeä päälle.
Palvelu on erittäin helppokäyttöinen vaikka siinä on runsaasti erilaisia ominaisuuksia. Paras mahdollinen käyttökokemus saavutetaan sillä, että asiantuntijamme auttavat teitä rajaamaan käyttöliittymään vain tarpeelliset elementit. Palvelemme jokaista asiakastamme henkilökohtaisella otteella ja pyrimme aina löytämään juuri Sinun yrityksesi tarpeisiin sopivan ratkaisun. Tyhmiä kysymyksiä ei ole! Meiltä voi aina kysyä apua, mikäli jokin asia askarruttaa. Käyttöönottotuki sisältyy palvelun hintaan. Haluamme tehdä käyttöönoton mahdollisimman vaivattomaksi asiakkaallemme ja pyrimme mahdollisuuksien mukaan auttamaan esimerkiksi työntekijöiden tiedottamisessa.

Kenelle Navicom Oy:n tarjoamat palvelut sopivat?

Järjestelmämme mukautuu erittäin hyvin erikokoisille yrityksille ja erilaisiin tarpeisiin. Meiltä voit kysyä sekä ajopäiväkirjaa yksittäiseen ajoneuvoon että isommalle konsernille työajankirjaus ja työn ohjaus -palveluita, jotka integroituvat suoraan palkanlaskentaan/laskutukseen.

Monipuoliset palvelumme on suunniteltu erityisesti sellaisille yrityksille, joiden työntekijät käyttävät paljon ajoneuvoja ja työskentelevät useissa eri kohteissa.

Esimerkiksi rakennus-, asennus-, siivous- ja kuljetusalan yritykset hyötyvät järjestelmämme monipuolisista toiminallisuuksista erityisen paljon. Palvelumme helpottavat keskittymistä tuottavaan työhön tehostamalla tuntikirjanpitoa, palkanmaksua, laskutusta ja tehtävähallintaa.

Parhaimmillaan Navisystem toimii osana ERP-järjestelmää (toiminnanohjausjärjestelmä) monipuolisen tiedon kerääjänä ja työnohjauksessa. Tietojärjestelmä koostaa kerätystä tiedosta (työmerkinnät, ajotiedot, kuljettajatiedot, kulkutiedot yms.) erilaisia raportteja ja siirtää tiedot rajapintoja pitkin työn tilaajalle, projektihallintaan, palkanmaksuun ja/tai laskutukseen.

Voidaanko palveluita (työajanseuranta, ajoneuvoseuranta, kulunvalvonta, työnohjaus) yhdistää?

Kaikki palvelumme toimivat samassa järjestelmässä ja palveluita on mahdollista yhdistellä täysin vapaasti. Monilla asiakkaillamme on käytössä samanaikaisesti esimerkiksi työajanseuranta- ja ajopäiväkirjapalvelut. Myös mobiili työajanseuranta- ja kulunvalvontapalvelut toimivat saumattomasti yhdessä ja erikseen. Tarvittaessa tuntikirjanpitoon syötetyt tiedot siirtyvät (myös valttikortilta) automaattisesti veronumero.fi-palveluun tarkistettavaksi. Olemme Tilaajavastuun partneri.
Mikäli ajoneuvoseuranta liitetään tuntikirjanpitoon, niin ajoneuvolla käyttettyä työaikaa sekä työntekijän ajoneuvojen käyttöä voidaan erikseen tarkastella näihin tarkoituksiin suunnitelluissa raporteissa, kuten ajoneuvon työraportissa ja työntekijän ajoraportissa.

Saanko apua tarvittaessa käyttöönotossa?

Ymmärrämme, että joissain tapauksissa uuden tietojärjestelmän käyttöönotto organisaatiossa ei ole välttämättä helppoa. Haluamme tehdä käyttöönoton mahdollisimman vaivattomaksi, jotta muutos uuden järjestelämän käyttöön olisi mahdollissimman helppoa ja sujuvaa. Meille on erittäin tärkeää auttaa sekä hallintokäyttäjää että työntekijää käyttämään järjestelmää mahdollisimman sujuvasti.
Tyypillisesti hintoihin sisältyy kattava käyttöönottotuki. Katsomme yrityskohtaiset asetukset kuntoon ja tarvittaessa opastamme järjestelmän käytössä. Halutessanne lisäämme työntekijät ja työkohteet Navisystemiin ja autamme teitä työntekijätiedotteiden lähtettämisessä uuden järjestelmän käyttöönotosta johtuen.

Millaista käyttötukea tarjoatte?

Asiakaspalvelu palvee arkisin klo 8 – 16.

Mitä raportteja Navisystemin kautta voidaan luoda?

Ajoneuvon ajopäiväkirja: Verottajan hyväksymä sähköinen ajopäiväkirjaraportin avulla voit tarkastella ajoneuvojen tarkempia ajotietoja (mm. ajon lähtö- ja lopetusosoite, matka, matka-aika, ajoreitit, pysähdykset)


Työntekijän ajoraportti: Kaikki työntekijäsi suorittamat ajot näkyvät ajoneuvokohtaisesti työntekijän omassa ajoraportissa.


Ajoneuvon työraportti: Ajoneuvon työraportti koostaa ajoneuvojen ja lisävarusteiden tekemän työajan niiltä ajoilta, kun työntekijä on niihin ollut kirjautuneena. Raportti kertoo ajoneuvon tai lisävarusteen käyttötunnit yhteensä ja eriteltynä esim. virka-aikana tai virka-ajan ulkopuolella.


Työntekijän tuntiraportti: Tuntiraportti näyttää käyttäjän tuntikirjanpidon, suoritteet ja kommentit (tarvittaessa sisään- ja uloskirjauksien paikkatiedot). Raportissa voit myös tehdä korjausmerkintöjä käyttäjien kirjauksiin sekä kuittailla tunteja.


Kuittausraportti: Kuittausraportista tarkastellaan hyväksytyt ja hyväksymättömät tunnit (Työntekijä, työnjohtaja, esimies, laskuttaja, palkanmaksaja).


Palkkatiedot: Palkkaraportti on koostettu käyttäjän tuntikirjanpidosta, joihin on lisätty erilaiset palkanmaksuun liittyvät lisät ja säännöt.


Työkohderaportti: Työkohderaportista näkee kaikki työmaalle/asiakkaalle tehdyt työt työntekijäkohtaisesti ml. tehtäväerottelut.
Kuukausiraportti: Kuukausiraportti näyttää kaikkien työntekijöiden merkitsemän työajan yrityksessänne.

Ajoneuvoseuranta

Mitä palveluita Navicom Oy tarjoaa ajoneuvoseurantaan?

GPS-paikannukseen pohjautuvat ajoneuvoseurantapalvelumme tarjoavat laajan valikoiman erilaisia käyttömahdollisuuksia.

Järjestelmä tallentaa verottajan hyväksymän ajopäiväkirjan automaattisesti ja ajoraportit luodaan nopeasti muutamalla painalluksella.

Reaaliaikaisen paikkatiedon avulla yrityksellänne on aina tiedossa ajoneuvojen täsmällinen sijainti ja viimeaikaiset reitit.

Tarvittaessa ajotiedot erotellaan työtiloittain (esim. Työajo, oma-ajo, lastaus, purku). Mikäli ajoneuvoseuranta liitetään tuntikirjanpitoon, ajoneuvolla käytettyä työaikaa sekä työntekijän ajoneuvojen käyttöä voidaan erikseen tarkastella näihin tarkoituksiin suunnitelluissa raporteissa, kuten ajoneuvon työraportissa ja työntekijän ajoraportissa . Tietoja voidaan myös viedä muihin järjestelmiin, kuten projektihallintaan, jolloin kaiken kerätyn tiedon hyödyntäminen paranee entisestään.


Ajoneuvopalveluun voidaan yhdistää myös työajanseurantapalvelu edullisesti hintaan alk.2€/kk/työntekijä.

Kuinka tarkasti ajoneuvoseurantalaitteenne paikantaa sijainnin?

GPS-paikanninlaitteemme käyttävät sekä GPS- että Glonass-satelliitteja, mikä takaa tarkan paikannuksen ja katkottomat ajopäiväkirjat. GPS- ja Glonass-satelliittien yhdistelmän avulla paikannuksen tarkkuus on normaalikentällä n. 2-4 metriä.

Onko ajoneuvoseurantapaikannin varmatoiminen?

Käyttämämme Aplicomin valmistamat GPS-paikantimet ovat markkinoiden varmatoimisimpia. Laitteet valmistetaan Äänekoskella Suomessa ja ne toimivat varmasti myös kovissa pakkasissa. Laitteiden sisäisen muistin ansiosta kaikki ajot tulevat aina talteen, vaikka verkkoyhteyksissä olisi tilapäisiä häiriöitä. Laitteilla on ikuinen toimivuustakuu, eli toimitamme teille uuden paikantimen veloituksetta tilalle, mikäli paikannin lakkaa toimimasta ilman väärinkäytöksestä johtuvaa syytä.
Lue lisää laitteista

Mitä sisältyy ajoneuvoseurannan hintaan?

GPS-paikannin pohjaiseen ajoneuvoseurantapalveluun, jossa ei ole lisäpalveluita sisältyy seuraavat asiat:

  • GPS-ajoneuvoseurantalaite Aplicom A9 TRIX
  • Paikantimen asennuskaapelit (tupakansytytinliitäntä, OBD-liitäntä tai kiinteä asennus)
  • Tunnukset verkkosovellukseen sekä mobiili ajoneuvoseurantaan
  • SIM-kortti ja liittymä GPS-seurantalaitteeseen
  • Ikuinen toimivuustakuu, eli toimitamme teille sopimusaikana uuden paikantimen veloituksetta, mikäli paikannin lakkaa toimimasta ilman väärinkäytöksestä johtuvaa syytä.

Asennus ei sisälly hintaan. Ks. seuraava kysymys, jos haluat lisätietoa GPS-paikantimen asentamisesta ajoneuvoon.

Mitä lisäpalveluita tarjoatte ajoneuvoseurantaan?

Alla on lueteltu ajoneuvoseurantaan liitettävät lisäominaisuudet:

Työtilat. Mikäli haluatte tietää millaisia töitä ajoneuvoilla tehdään, niin suosittelemme käyttämään tilanvalintapainikkeita, joilla kuljettajan on helppo erotella ajoneuvossa tehtyä työtä? (esim. työajot/yksityisajot TAI Työajo/lastaus/purku). Työtilan valintaan tehtävät asetukset määritämme aina yhdessä asiakkaan kanssa sekä pohdimme kannattaako työtilojen vaihtamisessa käyttää automatiikkaa. Esimerkiksi, ajoneuvo voidaan vaihtaa lastaus- tai purkutilasta automaattisesti ajossa tilaan, kun ajoneuvon nopeus ylittää 40km/h tai ajoneuvo on ollut ajossa yhtäjaksoisesti 7 minuuttia.


Kuljettajan tunnistaminen. Kuljettajalle voidaan antaa tarvittaessa pääsy tarkastelemaan Navisystemistä omia ajoja, jos tämä aina kirjautuu ajoneuvoon töiden alkaessa ja päättyessä.


Yksinkertainen työajanseuranta. Mikäli ajoneuvoa käyttää ainostaan yksi kuljettaja, joka ajaa aina samalla ajoneuvolla, Navisystem erottelee myös kuljettajan työaikatiedot.


Työajanseuranta henkilökohtaisella tunnistelätkällä. GPS-paikantimeen lisätään kuluvalvontapalvelu. Tunnistautumalla ajoneuvon kuljettajaksi, työntekijä samalla kirjautuu töihin GPS-paikantimeen liitettyyn lukijalaitteeseen.


Mobiili työajanseuranta ja ajoneuvoseuranta. Ajoneuvoseurantaan yhdistetyssä mobiili tuntikirjauspalvelussa kaikenlaiset ajoneuvo- ja työmerkinnät onnistuvat erittäin joustavasti. Matka-aikojen erotteluun ja työkohteisiin liittämisessä voitte käyttää erittäin helppokäyttöistä automatiikkaa tukemaan työmerkintöjen tekemisen sujuvuutta. Lisätietoja toteutuksesta kannattaa kysyä erittäin avuliaalta myyntihenkilöstöltämme!

Miten ajoneuvoseurantalaite asennetaan ajoneuvoon?

GPS-paikanninlaite on helppo asentaa henkilöautoihin ja työkoneisiin. Laite voidaan asentaa tupakansytytinliitäntään, OBD-liitäntään tai kiinteästi ajoneuvon sähköjärjestelmään. Tupakansytytinliitäntään sekä OBD-liitäntään paikantimen kytkeminen on helppoa ja vaivatonta, eikä vaadi asennuspalvelua. Kiinteän asennus voidaan hoitaa kolmella eri tavalla:


Vaihtoehto 1: Asennuspalvelun tilaaminen. Ajoneuvoseurannan käyttöönotto onnistuu helpoiten tilaamalla meiltä ajoneuvoseurantalaitteet ja asennuksen. Toimitamme GPS-paikantimet suoraan asentajalle, joka ottaa teihin yhteyttä sopiakseen asennuksen yksityiskohdista. Asentaja tulee sovittuun aikaan paikan päälle ja ottaa täyden vastuun asennusten onnistumisesta! Kun asennukset on tehty, niin hän toimittaa meille ajoneuvojen malli-, ajokilometri-, käyttötunti- ja rekisteritiedot Navisystem-järjestelmään syötettäväksi. Heti asennusten jälkeen ajotiedot tallentuvat järjestelmään automaattisesti, eli jokaisesta ajosta ilmestyy merkintä ajopäiväkirjaan ja sen saa helposti ja nopeasti luotua mistä tahansa ajoneuvosta neljällä hiiren klikkauksella.


Vaihtoehto 2: Asenna GPS-paikantimet itse. Mikäli haluatte itse asentaa paikantimet, niin tarvitsemme toimitusosoitteen, johon toimitamme laitteet ja tarvikkeet. Asennusohjeet toimitetaan laitteen mukana. Tarvittaessa asiantuntijamme neuvoo asennuksen tekemisessä. Asennusten jälkeen tarkistamme järjestelmästä asennusten onnistumisen.


Vaihtoehto 3: Järjestä asennuspalvelu itse. Toimitamme paikantimet suoraan teille tai asentajallenne.

Kysy myyjältäsi apua jos mietit, mikä asennustapa sopii parhaiten juuri teille.

Miten ajoneuvoseurantapalvelu otetaan käyttöön?

Palvelun käyttöön tarvitaan Navisystem-verkkotunnukset ja ajoneuvoihin asennetut paikantimet. Laitteet toimitetaan teille tai asentajalle postitse. Verkkotunnukset saapuvat sähköpostissa.

Mikäli haluatte seurata mobiililaitteella ajoneuvojen reaaliaikaista paikkatietoa, niin teille toimitetaan myös tunnus mobiilisovellukseen.

Mikä on ajopäiväkirja?

Ajopäiväkirjan tarkoituksena on erottaa elinkeinotoiminnan ajot yksityisajoista. Yrityksen kannattaa pitää ajopäiväkirjaa sen kaikista ajoneuvoista. Ajoneuvoilla, joista on tehty ALV-vähennys, tulisi ajaa pelkästään työajoja. Ajoneuvo voidaan myös laskea kuuluvaksi yrityksen varallisuuteen vain, jos yli puolet sillä ajetuista vuosittaisista kilometreistä on työajoa.
Voit lukea lisää ajopäiväkirjasta verottajan sivuilta:
https://www.vero.fi/yritykset-ja-yhteisot/tietoa-yritysverotuksesta/arvonlisaverotus/ajoneuvon_hankinta_kaytto_ja_myynti_arv/
https://www.vero.fi/yritykset-ja-yhteisot/tietoa-yritysverotuksesta/tuloverotus/liikkeen-tai-ammatinharjoittaja/elinkeinotoiminnan_tuotot_ja_kulut/autokulujen_vahentamine/

Hyväksyykö verottaja sähköisen ajopäiväkirjan?

Verottaja ei tee eroa sähköisen ja paperisen ajopäiväkirjan välille, kunhan dokumentti sisältää kaikki vaaditut tiedot. Tosiasiassa sähköinen päiväkirja on huomattavasti luotettavampi kuin perinteinen paperinen ajopäiväkirja, koska sähköisestä ajopäiväkirjasta on mahdollista tarkistaa myös ajoreitit ja tarkat kilometrimäärät.
Navisystem-ajopäiväkirjasovellus on verottajan hyväksymä.

Mitä hyötyä on sähköisestä ajopäiväkirjasta ja ajoneuvoseurantapalvelusta?

Ajoneuvoseuranta ja sähköinen ajopäiväkirjapalvelu takaavat luotettavat raportit verottajalle, laskutukseen ja kirjanpitoon.

Verottaja voi pyytää yritykseltä selvitystä ajoneuvolla tehdyistä ajoista. Jos työautoilla ajetaan ilmoittamattomia yksityisajoja, on kyseessä veropetos, joka voi tulla kalliiksi sekä työntekijälle että työnantajalle. Sähköinen ajopäiväkirja varmistaa, että ajotiedot pysyvät tallessa. Työntekijät voivat käyttää työaikansa tuottavaan työhön, kun ajopäiväkirjan täyttämiseen ei kulu työtunteja.


Samalla työn ohjaus ja suunnittelu helpottuvat. Ajoneuvot ovat usein yrityksen arvokkainta omaisuutta. Ajoneuvoseurantapalvelumme avulla yrityksenne tietää, missä kalusto liikkuu. Tämä parantaa kuljettajien ja ajoneuvojen turvallisuutta sekä tehostaa ajoneuvojen käyttöastetta. GPS-paikannuksen avulla on mahdollista estää myös esimerkiksi varkauksia.

Työnajanseuranta

Mitä palveluita Navicom Oy tarjoaa työajanseurantaan?

Navisystem on täyden palvelun työajanseurantajärjestelmä. Mobiili työajanseurantasovellus on erittäin helppokäyttöinen, koska sen ominaisuudet ovat räätälöitävissä käyttäjäryhmäkohtaisesti. Mobiilipalvelussa näytetään vain sellaiset ominaisuudet, joita teidän yrityksenne ja kyseinen käyttäjä tarvitsee. Mobiilipalvelussa on panostettu erityisesti helppokäyttöisyyteen. Järjestelmämme sopii erinomaisesti yrityksille, joiden työntekijöillä on paljon työkohteita tai työtehtäviä.

Tarvittaessa työajanseurantapalveluun voidaan lisätä erilaisia lisäominaisuuksia, kuten paikkatiedot kirjauksen yhteyteen, kuluerottelut, palkanlisät, laskutussuoritteet, tarvikemenekit ja liukumaerottelut. Tarvittaessa työntekijät voivat luoda uusia työkohteita itsenäisesti. Työaikakirjanpidon yhteydessä työntekijät voivat kommunikoida toistensa kanssa liittämällä työhön mm. kuvia, sisäisiä viestejä, työn varaustietoja, työn peruutuksia yms. Hallinnollisten töiden siirtäminen työntekijöille kannattaa, koska se säästää toimistotyötunteja ja nopeuttaa tiedonvälitystä.


Lisäksi meillä on laaja valikoimia erilaisia palveluja, jotka voidaan yhdistää saumattomasti työajanseurantaan. Ajoneuvoseurannan kautta kentältä saadaan enemmän hyödyllistä tietoa esim. matka-aikaan käytetystä työajasta ja ajoneuvojen käytöstä. Työmaan kulunvalvontapalvelu tarjoaa helpon ratkaisun seurata käyttäjien kulkutietoja ja liittää työmaalla työskentelevät aliurakoitsijat järjestelmään.

Navisystemiin kerätyt tiedot on mahdollista viedä rajapintojen avulla muihin järjestelmiin, kuten laskutukseen, palkanlaskentaan ja projektihallintaan, jolloin kaiken kerätyn tiedon hyödyntäminen paranee entisestään.

Mitä tietoja tarvitaan työajanseurannan käyttöönottoon?

Työajanseurannan käyttöönottoa varten Navisystemiin tulee tarvitsee syöttää työntekijöiden ja työkohteiden tiedot.


Kaikille yli 100 € kuukaudessa maksaville asiakkaillemme lupaamme lisätä kaikki työkohteet ja työntekijät järjestelmään käyttöönoton yhteydessä, jolloin käyttöönotto on asiakkaalle todella helppo prosessi.

Mitä tarkoittaa mobiili työajanseuranta ja mitä hyötyä siitä on?

Mobiili työajanseuranta tarkoittaa puhelimella tai tabletilla tehtävää työajan kirjaamista ja sen tavoitteena on parantaa kenttätyön hallintaa ja tehostaa raportointia. Mobiililaitteella tehtyjen työaikakirjausten perusteella työnantaja voi laatia työntekijän tuntiraportin palkanmaksun tueksi. Kirjaukselle voi asettaa ehtoja, kuten paikkatiedon varmistaminen ennen kohteeseen kirjautumista.

Mitä hyötyä on sähköisestä työajanseurannasta verrattuna tuntilappuihin?

Sähköistämällä työaikojen kirjaamisen säästät useita työtunteja kuukaudessa. Tiedot löytyvät keskitetysti yhdestä paikasta ja järjestelmän avulla tunnit saadaan kätevästi palkanmaksuun. Työaikaraportit tulevat myös helposti työntekijöiden nähtäville.

Miten järjestelmässä käsitellään palkanlisät ja kulukorvaukset?

Palkanlisät ja kulukorvaukset on mahdollista merkitä mobiili työajanseurantasovelluksessa ’suoritemerkinnät’-ominaisuuden avulla. Käyttäjä voi siis merkitä sovelluksen avulla esimerkiksi kilometrikorvaukset, päivärahat ja erilaiset palkanlisät.
Haluttaessa suoritemerkintöihin on mahdollista liittää myös automatiikkaa.

Miten järjestelmässä käsitellään palkanlisät ja kulukorvaukset?

Järjestelmämme tukee työajan liukumaa. Käyttännössä liukumat toimivat näin:
Jos työntekijä tekee perustyöaikaa pidemmän työpäivän, tuntipankkiin kertyy plussaa. Vastaavasti tuntipankin saldo vähenee työajan ollessa perustyöaikaa lyhyempi.
Lisäsääntöjen avulla on mahdollista määritellä myös sopimuksen mukaisten erityistapausten käsittely. Esimerkiksi arkipyhät, ylityöt ja poissaolot voidaan siis huomioida liukumasaldon muutoksissa.

Voidaanko palkkatiedot viedä käytössämme olevaan palkanlaskentaohjelmistoon?

Navisystemiin kerätyt palkkatiedot on mahdollista viedä suoraan palkanlaskentaan. Automaatioratkaisujen avulla voidaan säästää huomattavia rahaa.
Lue lisää

Miten mobiili työajanseuranta hyödyntää paikkatietoa?

Mobiili työajanseurantapalvelussa on mahdollista ottaa käyttöön tuntikirjausten paikkatieto-ominaisuus. Kun paikkatieto-ominaisuus on käytössä, kerätään tuntikirjauksista automaattisesti talteen paikkatieto sisään- ja uloskirjausten yhteydessä sekä kirjauskohdetta vaihdettaessa. Työkohdelistausta voidaan tarvittaessa myös rajata siten, että ainoastaan lähellä oleviin kohteisiin on mahdollista kirjautua.


Paikkatietopalvelu on lisäpalvelu.

Ketkä voivat lisätä käyttäjiä, työkohteita tai tehtäviä järjestelmään?

Ketkä voivat lisätä käyttäjiä, työkohteita tai tehtäviä järjestelmään?
Tyypillisesti hallintokäyttäjät lisäävät järjestelmään uudet työt ja käyttäjät. Työntekijöillekin voidaan kuitenkin myöntää tämäntyyppisiä oikeuksia. Kenelle tahansa on mahdollista antaa oikeus lisätä työkohteita (vrt. asiakas, osoite, projekti, kustannuspaikka jne.), tehtäviä ja uusia käyttäjiä järjestelmään. Tämä voi säästää hallintokäyttäjältä paljon arvokasta työaikaa. Työntekijän ei tarvitse odotella lainkaan, mikäli hän voi luoda itse työkohteen aina tarvittaessa. Työkohteen lisäämisestä on tehty mobiili työajanseuranta -sovelluksessa erittäin helppoa.

Miten käyttäjä kirjautuu nopeasti töihin, jotta työaikaa ei kulu puhelimen paineluun?

Oikea työ on helppo valita listasta, eikä kirjautuminen yleensä vaadi kuin muutaman näpäytyksen.


Kun järjestelmässä on paljon työkohteita, oikean kohteen löytäminen pitkästä työlistauksesta voi olla työlästä ellei käytössä ole hyviä työkaluja oikean työn etsimiseen. Navisystem-tuntikirjanpito sisältää tehokkaat työkalut kohteiden ja tehtävien hallintaan, joiden ansiosta oikea työ löytyy helposti ja nopeasti.
Erilaisia työhakuun liittyviä esivalintoja on lukuisia ja ne on mahdollista määrittää yrityskohtaisesti. Hakuja töistä voidaan tehdä esimerkiksi luontipäivän/valmistumispäivän mukaan, tilan mukaan, omalle käyttäjälle varatut työt, lähimmät työt jne.

Kulunvalvonta

Mitä palveluita Navicom Oy tarjoaa kulunvalvontaan?

Kulunvalvontapalvelumme sopivat sekä työmaalle että toimistoon. Kirjauslaitteen avulla voidaan helposti kerätä kaikkien työntekijöiden tuntitiedot. Työmaalle kirjautuneiden työntekijöiden listausta on mahdollista tarkastella reaaliaikaisesti. Laitteemme tukee Valttikorttia ja NFC-tunnisteita.
Rakennusalan yritykset voivat kerätä työmaan kulkutiedot automaattisesti verottajalle. Automaattinen kulkutietojärjestelmä helpottaa työmaaraportointia tuntuvasti.

Mikä on Valttikortti?

Rakennusmailla työskentelevillä tulee olla kuvallinen ja veronumerolla varustettu henkilökortti. Valttikortti on Vastuu Groupin tarjoama henkilökortti, joka toimii sekä sirullisena älykorttina että työmaalla tarvittavana kuvallisena henkilökorttina. Järjestelmämme tukevat Valttikorttia ja sitä voidaan käyttää sisäänkirjautumiseen. Valttikorttia käytettäessä työntekijät lisätään automaattisesti järjestelmään, minkä vuoksi sen käyttäminen on erityisen kätevää.

Miten tuntikirjaukset tehdään kulunvalvontalaitteelle?

Valttikortti tai kirjaustunniste näytetään kulunvalvontalaitteelle, jonka jälkeen laite pitää pienen äänen ja keltainen valo syttyy. Tämän jälkeen käyttäjä painaa IN- (Sisään) tai OUT-painiketta (Ulos).
Lisäpalveluna on saatavilla myös useaan eri työkohteeseen kirjautuminen samalla työmaalaitteella. Tässä tapauksessa käyttäjä voi valita työkohteen sisäänkirjauksen yhteydessä.

Miten tuntikirjaukset tehdään kulunvalvontalaitteelle?

Valttikortti tai kirjaustunniste näytetään kulunvalvontalaitteelle, jonka jälkeen laite pitää pienen äänen ja keltainen valo syttyy. Tämän jälkeen käyttäjä painaa IN- (Sisään) tai OUT-painiketta (Ulos).
Lisäpalveluna on saatavilla myös useaan eri työkohteeseen kirjautuminen samalla työmaalaitteella. Tässä tapauksessa käyttäjä voi valita työkohteen sisäänkirjauksen yhteydessä.

Mistä voin tilata Valttikortit?

Valttikortit tilataan Vastuu Groupilta. Aikaisemmin yritys toimi nimellä Suomen Tilaajavastuu.
Lisätietoja:
https://www.vastuugroup.fi/fi-fi/palvelut/valttikortti

Milloin kannattaa käyttää kulunvalvontalaitetta ja missä tapauksissa mobiilikirjautuminen on parempi ratkaisu?

Useimmissa tapauksissa suosittelemme suurille ja pitkäkestoisille työmaille lukijalaitetta. Sen sijaan pienissä ja lyhytkestoisissa työkohteissa mobiilikirjaus on helppokäyttöisempi.

Miten verotiedot viedään verottajalle?

Miten kulkutiedot voidaan viedä verottajalle vientiä varten Teidän tulee ottaa käyttöön Suomen Tilaajavastuu Oy:n tarjoama Veronumero.fi-palvelu.
Käyttäjän kirjautuessa sisään Valttikortilla tai NFC-tunnisteella, viedään kirjautumistiedot automaattisesti Veronumero.fi-järjestelmään, missä yrityksen yhteyshenkilö voi hyväksyä ja lähettää raportit.

Tarvitsevatko kaikki käyttäjät oman Valttikortin?

Eivät välttämättä tarvitse. Meiltä on mahdollista tilata käyttäjille omat henkilökohtaiset NFC-kirjautumislätkät, joiden avulla kirjautuminen onnistuu.
Vaihtoehtoisesti osalla työntekijöistä voi olla käytössä myös mobiili työajanseuranta tai lätkäkirjautuminen ajoneuvoon.

Työn ohjaus

Mitä tarkoitetaan työnohjauksella?

Tarjoamme työajanseuranta- ja ajoneuvoseurantajärjestelmiimme lisäpalveluna työnohjauspalvelua. Työnohjaus-palvelujemme avulla tehostat tiedonkulkua yrityksesi eri toimijoiden välillä ja pidät huolen että sekä johto että työntekijät ovat ajan tasalla päivittäisistä töistä. Tiedät tarkemmin, mitä työntekijät tekevät ja pystyt helposti antamaan sopiville työntekijöille uusi tehtäviä.

Työnohjauksen tehostamiseksi teemme kaksisuuntaisia rajapintoja työn tilaajan ja tuntikirjanpidon välille. Työntilaaja voi esimerkiksi lähettää toimeksiannon mobiili työajanseuranta sovellukseen, jossa työntekijä varaa/peruu työn, merkitsee työsuoritteet ja lopulta raportoi työn edistymisen takaisin tilaajalle (valmis/ei voitu suorittaa).

Miten Navisystem tehostaa työnohjausta?

Palvelumme tarjoaa runsaasti ominaisuuksia työn ohjauksen tehostamiseen. Työn ohjausta voidaan tehostaa mm. seuraavilla ominaisuuksilla:

  • Valituille työntekijöille voidaan lähettää automaattinen viesti uudesta työtehtävästä
  • Työntekijä voi tarkastella työn tietoja ja halutessaan varata työn itselleen
  • Työntekijät voivat kirjata työtuntien lisäksi mm. kulukorvauksia, lisiä ja laskutussuoritteita
  • Työhön on mahdollista syöttää myös kommentteja ja ladata liitetiedostoja, joiden avulla työntekijät ja työn johto pysyvät perillä kaikista töihin liittyvistä yksityiskohdista
  • Työntekijä voi merkitä työn valmiiksi, jolloin hallintotyöntekijä saa tiedon välittömästi ja voi siirtää työn laskutukseen
  • Tietojen automaattinen vienti toiminnanohjausjärjestelmään. Kysy lisää myynnistä!
Voivatko myös aliurakoitsijat käyttää Navisystemiä?

Aliurakoitsijat voivat käyttää samaa järjestelmää. Navisystem mahdollistaa näkymien rajaamisen roolipohjaisesti jokaiselle käyttäjäryhmälle erikseen, joten aliurakoitsijan näkymä voidaan rajata halutunlaiseksi. Jos alihankkijoillenne annetaan omat tunnukset Navisystem-tuntikirjanpitoon, työnohjaus, seuranta ja laskuttaminen tehostuvat.

Alihankkijan työmerkintäpalvelussa yleensä pelkkä laskutussuoritteiden merkitseminen riittää, eikä varsinainen tuntikirjanpito ole tarpeellista. Samalla kun alihankkijanne pääsevät käyttämään työnohjauspalveluita, he voivat hyödyntää Navisystem-tuntikirjanpitoon tehtyjä merkintöjä laskutuksen perusteena.

Mobiili tuntikirjanpitoon liitetty ajoneuvon GPS-paikannus tukee erinomaisesti työnohjausta (ja toiminnanohjausjärjestelmää), koska työntekijät näkevät reaaliaikaisesta ajoneuvojen karttanäkymästä kaikki lähimpänä sijaitsevat vapaat työyksiköt ja voivat itsenäisesti vastaanottaa töitä. Kun työyksiköt välittävät tietoa keskenään, hallinnon vastuut työnohjauksessa vähenevät ja tieto kentällä liikkuu entistä nopeammin!

Laskutus

Miten Navisystem tehostaa laskutusta?

Laskuttaja saa tiedon työn valmistumisesta välittömästi, kun työ merkitään valmiiksi mobiili työajanseurantapalvelusta. Työkohderaportista on mahdollista tarkistaa kaikki kohteeseen merkityt työtunnit ja laskutussuoritteet. Raportin työtuntien ja suoritteiden kuittauksen jälkeen tietoja ei voida enää muokata.


Asiakas saa tarkasti eritellyn laskun, josta käy selkeästi ilmi laskutusperusteet. Tunteja tai laskutussuoritteita ei jää enää laskuttamatta, koska kaikki tiedot löytyvät samasta järjestelmästä. Kun laskut on lähetetty, voidaan työ merkitä laskutetuksi.


Laskutustiedot voidaan myös viedään suoraan laskutusjärjestelmään rajapinnan kautta.

Tietoturva

Miten tietoja säilytetään järjestelmässä?

Tiedot tallentuvat palvelimelle, joka täyttää EU:n tietosuojavaatimusten mukaiset rekisteri- ja tietosuojamääritykset. Rekisteriin tallennetaan työntekijän nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Järjestelmän tietoja säilytetään vähintään Suomen kirjanpito- ja työaikalakien vaatiman minimiajan verran.

Työaikalakiin voitte tutustua seuraavilla sivuilla:
Työaika – Työsuojelu.fi
Työaikalaki – Finlex

Täyttääkö palvelunne EU:n tietosuoja-asetuksen vaatimukset (GDPR)?

Navisystem-palvelu täyttää täydellisesti tietosuoja-asetuksen vaatimukset. Navicom Oy:n tuottamat palvelut on suunniteltu siten, että niissä on huomioitu tietosuoja-asetuksen vaatimukset. Työaikakirjauksiin, ajopäiväkirjoihin ja työntekijätietoihin pääsevät käsiksi ainoastaan henkilöt, joilla on niihin oikeudet.

Miten Navisystem-palvelun tietoturvasta on huolehdittu?

Palvelumme on salattu SSL-tekniikalla. Kaikki tarjoamamme palvelut täyttävät GDPR-asetuksen vaatimukset täydellisesti. Tiedot tallentuvat salattuna nopeaan ja luotettavaan Amazonin pilvipalveluun. Moninkertainen varmuuskopiointi sekä huipputeknologialla suojattu tietojärjestelmä takaavat ensiluokkaisen tietoturvan. Käyttöönottovaiheessa yksilölliset salasanat generoidaan jokaiselle käyttäjälle erikseen.