Ajopäiväkirjan tarkoituksena on erottaa elinkeinotoiminnan ajot yksityisajoista. Yrityksen kannattaa pitää ajopäiväkirjaa sen kaikista ajoneuvoista. Ajoneuvoilla, joista on tehty ALV-vähennys, tulisi ajaa pelkästään työajoja. Ajoneuvo voidaan myös laskea kuuluvaksi yrityksen varallisuuteen vain, jos yli puolet sillä ajetuista vuosittaisista kilometreistä on työajoa.
Verottaja voi pyytää yritykseltä selvitystä ajoneuvolla tehdyistä ajoista. Mikäli selvitystä ei pystytä antamaan tai annettu selvitys on puutteellinen, arvioi verottaja ajoneuvolla tehtyjen yksityis- ja työajojen määrän. Jos työautoilla ajetaan ilmoittamattomia yksityisajoja, on kyseessä veropetos, joka voi tulla kalliiksi sekä työntekijälle että työnantajalle. Tässä tapauksessa työntekijän katsotaan saavan autoetua. Työntekijä joutuu maksamaan autoedun takautuvasti verottajalle. Verottaja vaatii myös yrittäjältä vähennysten palauttamista.
Verottajan vaatimukset ajopäiväkirjan tiedoista
Ajopäiväkirja on vapaamuotoinen, mutta verottaja vaatii seuraavien tietojen kirjaamista työajojen osalta:
- ajon alkamis- ja päättymisaika
- ajon alkamis- ja päättymispaikka sekä mahdollisesti ajoreitti
- matkamittarin lukema ajon alussa ja lopussa
- matkan pituus
- ajon tarkoitus
- auton käyttäjä
Ajopäiväkirjat tulee säilyttää yhtiön kirjanpitoaineistossa vähintään 6 vuotta.
Ajopäiväkirjaa voidaan hyödyntää kilometrikorvausten maksamisessa. Työnantaja voi maksaa verottomasti kilometrikorvauksia oman auton käytöstä. Ajopäiväkirjan avulla työntekijä voi helposti selvittää ajetut kilometrit tarvittaessa.
Sähköinen ajopäiväkirja – ajot talteen automaattisesti
Sähköisen ajoseurantapalvelumme avulla ajopäiväkirjan pitäminen on helppoa ja vaivatonta. Ajopäiväkirjan täyttäminen on automaattista eikä se vaadi työntekijältä työtunteja. Tiedot siirtyvät välittömästi pilvipalveluumme, josta tarvittavat verottajan hyväksymät raportit on helppo tuottaa. Käyttämämme, Suomessa valmistetut, paikantimet ovat erittäin luotettavia ja toimivat kovassakin pakkasessa.
Ajoneuvot ovat usein yrityksen arvokkainta omaisuutta. Ajoneuvoseurantapalvelumme avulla yritys tietää, missä sen kalusto liikkuu. GPS-paikannuksen tarjoaa turvaa myös varkaustapausten varalta.