Matkalaskupalvelu on sähköinen järjestelmä, jonka avulla työntekijä voi helposti ilmoittaa ja hakea korvauksia työmatkoista, kuten kilometrikorvauksia ja päivärahoja. Palvelu tallentaa automaattisesti ajopäiväkirjaan ajotiedot ja auttaa tietojen viemisessä matkalaskupohjalle, sekä laskee tarvittaessa päivärahat. Matkalaskupohjaan on myös helppo itse lisätä matkoja ja kuluja, ja se voidaan luoda joko tyhjältä pohjalta tai ajopäiväkirjan tietojen perusteella.
Matkalaskulle kirjattavat päivärahat voidaan laskea automaattisesti etäisyys- ja aikavaatimusten perusteella, kun matkalasku tehdään ajopäiväkirjan pohjalta. Järjestelmässä ottaa huomioon etäisyysvaatimukset kodin ja varsinaisen työntekemispaikan välillä (valinnainen asetus). Näiden etäisyys- ja aikavaatimusten perusteella palvelu lisää automaattisesti päivärahat. Jos samalla aikavälillä on tehty useita työmatkoja, jokaisesta luodaan oma matkalasku etäisyysvaatimusten mukaisesti.
Matkalaskujen päivärahoissa käytetään oletuksena normaalia laskentatapaa, joka noudattaa Verohallinnon ohjeistusta. Tällöin päiväraha voidaan maksaa, jos työntekijä käy työpäivän aikana etäisyysrajojen ulkopuolella. Vaihtoehtoisessa laskentatavassa päiväraha voidaan maksaa vain, jos työntekijä oleskelee etäisyysrajojen ulkopuolella koko vaaditun ajan. Valitse laskentatapa, joka sopii parhaiten organisaationne tai toimialanne käytäntöihin. Jos olet epävarma, kumpaa tapaa tulee käyttää, ota yhteyttä veroviranomaiseen.
Käyttäjälle voidaan määrittää käyttöoikeus kolmesta eri vaihtoehdosta. Tavallisimmat käyttöoikeustasot:
- Hallintokäyttäjä näkee kaikkien käyttäjien matkalaskut.
- Työntekijä/Peruskäyttäjä näkee vain omat matkalaskunsa
- Esihenkilö näkee alaistensa matkalaskut
Huom! Mikäli tarvitset käyttöoikeusräätälöintiä, olethan yhteydessä Navicomin asiakastukeen myynti@navicom.fi
Kotiosoitteen ja varsinaisen työpaikan määrittäminen #
Jotta päivärahat voidaan luoda automaattisesti matkalaskuille ajopäiväkirjan tietojen perusteella, työntekijän tiedoissa on oltava ilmoitettuna sekä kotiosoite että varsinainen työpaikka.
Kotiosoite ja varsinainen työpaikka lisätään työntekijän tietoihin seuraavasti:
- Avaa Työntekijät-välilehti
- Valitse työntekijä listasta
- Paina Muokkaa
- Syötä kotiosoite ja varsinainen työpaikka
- Paina Tallenna
Huom! Vain hallintokäyttäjät voivat merkitä työntekijälle kotiosoitteen ja varsinaisen työpaikan.
Matkalaskujen luominen ajopäiväkirjan pohjalta #
Ajopäiväkirjan pohjalta luotaessa otetaan huomioon etäisyysvaatimukset kotiin ja varsinaiselle työntekemispaikalle (valinnainen). Etäisyys- ja aikavaatimusten perusteella lisätään automaattisesti päivärahat.
Huom! Varmistathan, että työ- ja yksityisajot on eroteltu ennen kuin siirryt luomaan matkalaskuja.
- Avaa Raportit-välilehti
- Paina Matkalaskut
- Klikkaa Luo uusi matkalasku
- Valitse työntekijä. (Peruskäyttäjällä matkalasku luodaan aina itselle.)
- Valitse luontitapa Ajopäiväkirjasta: Lasku per ajanjakso.
- Valitse ajoneuvo. (Ajoneuvolistauksessa näkyvät vain ne ajoneuvot, joihin käyttäjällä on tarkasteluoikeus.)
- Valitse tarkastelujakso
- Klikkaa Lisää
Pakollisten lisätietojen lisääminen matkalaskuun #
- Paina Näytä ne nyt, jotta pääset heti tarkastelemaan luotua matkalaskua
- Avaa matkalaskut matkalasku-painikkeesta
- Syötä kuvaus
- Syötä rekisterinumero tai rekisterinumerot
Matkalaskujen luominen tyhjälle pohjalle #
- Avaa Raportit-välilehti
- Paina Matkalaskut
- Klikkaa Luo uusi matkalasku
- Valitse työntekijä
- Valitse luontitavaksi Tyhjä pohja
- Klikkaa Lisää
Huom! Tyhjää pohjaa käytettäessä, matkan etäisyysvaatimuksia ei verrata eikä päivärahoja lisätä matkalaskulle automaattisesti.
Luotujen matkalaskujen tarkastelu listanäkymässä #
Näin pääset tarkastelemaan matkalaskuja:
- Avaa Raportit-välilehti
- Avaa Matkalaskut
- Klikkaa Selaa matkalaskuja
- Valitse työntekijä
- Valitse aikaväli
- Paina Hae matkalaskut
Vinkki! Ilman työntekijävalintaa näet kaikki matkalaskut, jotka sinun on oikeus nähdä.
Matkalaskun kuittaukset #
Voit tarkastella ja tehdä matkalaskukuittauksen painamalla asemaasi vastaavaa kuittaus-painiketta. Kuittauspainikkeilla on kolme eri merkitystä:
- Työntekijän kuittaus (vasemmanpuoleinen)
- Esihenkilön kuittaus (keskimmäinen)
- Palkanlaskijan kuittaus (oikeanpuolimmainen)
Matkalaskun avaaminen tarkasteltavaksi ja muokattavaksi #
Kilometrikorvaukset #
- Merkitse ajanjakso ja kellon aika, jolloin ajo tapahtuu
- Määritä lähtöpaikka ensimmäiseen kenttään ja lopetuspaikka seuraavaan kenttään
- Lisää ajoneuvon tyyppi
- Ilmoita ajokilometrit
Valinnaiset toiminnot:
- Lisää ajoselite
- Piilota kilometrikorvaukset
- Poista kaikki ajorivit
- Poistaa ajorivin
- Kopioi ajorivin (Rivin kopiointi on hyödyllistä, jos sinun on tarve lisät kilometrikorvaukset esim. peräkärry).
- Lisää ajopäiväkirjasta kilometrikorvauksia (vain jos käyttäjällä on oikeus)
- Lisää uusi tyhjä rivi, johon voi lisätä uuden kilometrikorvauksen (vain jos käyttäjällä on oikeus)
Päiväraha #
- Määritä ajankohta
- Lisää kohteen tyyppi esim. kokopäiväraha, ateriakorvaus, yöpymisraha, puolipäiväraha
Valinnaiset toiminnot:
- Piilottaa päivärahat-osion
- Poistaa kaikki rivit
- Poistaa vain kyseinen rivi
- Laskee automaattisesti päivärahan matkan keston perusteella
- Laskee hintaan automaattisesti mukaan ateriakorvauksen matkan keston perusteella.
- Lisää uusi tyhjä rivi
Huom! Päivärahat ja ateriakorvaukset voidaan lisätä myös käsin mikäli käyttäjällä on siihen oikeus.
Muut kulut #
- Määritä ajankohta
- Kirjoita kuvaus-kenttään tarkentava ajon selitys tai kuvaus
- Merkitse hinta-kenttään kulun kustannus
Valinnaiset toiminnot:
- Piilottaa Muut kulut
- Poistaa kaikki rivit
- Poistaa kyseisen rivin
- Lisää uusi rivi
Matkalaskun tulostus PDF-tiedostoksi #
Raportit-välilehti > Matkalaskut > Selaa matkalaskuja > Hae matkalaskut > paina matkalasku-painiketta > Tulosta/Lataa PDF:nä
Virheellisen matkalaskun poistaminen muokkausnäkymässä #
Raportit-välilehti > Matkalaskut > Selaa matkalaskuja > Hae matkalaskut > paina matkalasku-painiketta > Poista > Vahvista poisto
