Mobiilisovellus – työntekijöiden käyttöliittymä

Käyttäjien tiedot ja mobiilitunnuksen lähettäminen #

Navisystem-mobiilipalvelun käyttäjätunnukset voi toimittaa työntekijälle sekä sähköpostiin että puhelimeen tekstiviestillä. Tavallisesti linkki toimitetaan työntekijän puhelimeen tekstiviestillä, joka kannattaa tallentaa puhelimen aloitusnäyttöön pikakuvakkeeksi. Palvelu on heti käyttövalmis, kun käyttöoikeudet ja yritysasetukset on määritetty. Alla on esimerkki työntekijälle räätälöidyistä asetuksista:

• Normaali työaika on klo 8-16
• 30 min lounastauko vähennetään yli 4h työpäivistä automaattisesti
• Työmerkinnät tulee tehdä aikaleimauksella sisään ja ulos töistä. Aikaleimauksen työaikaa ei voi muokata jälkikäteen.
• Tuntikirjanpitoon voi lisätä omia kommentteja (esim. tiedoksi tarkastajalle)
• Jokaisesta sisään-/uloskirjauksesta otetaan paikkatieto ja vain 1 km etäisyydellä oleviin kohteisiin voi kirjautua.

Työntekijälistan tarkastelu #

1. Tarkastele työntekijälistaa valitsemalla Työntekijät-välilehti

Työntekijälistan avulla voit helposti tarkastella, mitä työntekijät tällä hetkellä tekevät. Voit myös rajata tai hakea työntekijöitä. Voit esimerkiksi rajata näkyviin vain ne kaikki käyttäjät, jotka ovat kirjautuneena töihin tai ne, jotka omistavat tietyn roolin.

Voit rajata listassa näkyviä työntekijöitä kolmella eri tavalla. Voit käyttää eri rajaustapoja yhtäaikaisesti. Listan yläpuolella näytetään pois rajattujen käyttäjien määrä. Rajauksia käytetään seuraavasti:

1. Haku nimen tai nimen osan perusteella. Aseta hakuehto ja paina suurennuslasi-painiketta.
2. Listan rajaus työntekijän tämänhetkisen tilan perusteella. Mikäli valitset useita eri tiloja, näytetään listassa kaikki ne henkilöt, joilla on tällä hetkellä joku valituista tiloista.
3. Listan rajaus roolien mukaan. Listassa näytetään kaikki ne henkilöt, joilla on valittu rooli. Mikäli valitset useita eri rooleja, näytetään listassa kaikki ne henkilöt, joilla on joku valituista rooleista.Esim. Mikäli valittuna on Työntekijä-rooli ja Hallinto-rooli, näytetään listassa kaikki henkilöt, joilla on joko Hallinto-rooli tai Työntekijä-rooli (tai molemmat).
   • Käytä Valitse kaikki -vaihtoehtoa, jos haluat aktivoida kaikki roolit kerralla.

Työntekijän lisääminen #

Uudet työntekijät lisätään verkkopalvelussa. Tämä luku ohjeistaa työntekijän lisäämisen Navisystemiin.  Ks. luku Työntekijän lisääminen, kun käytössä on kulunvalvontalaite, mikäli työntekijät kirjautuvat sisään töihin kiinteän kulunvalvontalaitteen avulla.

Uuden työntekijän voi lisätä kahdella eri tavalla:

1. Valitse Työntekijät­-välilehti
2. Klikkaa Uusi työntekijä –painiketta

 TAI

1. Valitse Hallinta-välilehti
2. Paina alasvetovalikosta Työntekijät
3. Klikkaa Uusi työntekijä

Kummallakin tavalla pääset näkymään, jossa voit lisätä uuden työntekijän. Seuraa tämän jälkeen alla olevia ohjeita:

4. Syötä työntekijän tiedot kenttiin. Ainoastaan etunimi, sukunimi ja käyttäjätunnus ovat pakollisia kenttiä. Käyttäjätunnuksen alkuosa on oletuksena muodossa käyttäjän etunimi.sukunimi. Käyttäjätunnuksen loppuosan @-tunnus on yhtiökohtainen eikä sitä ole mahdollista muokata. Aseta käyttäjälle haluamasi käyttäjätunnus. Varmista, että sähköposti ja puhelinnumero ovat oikein.Valitse tarvittaessa iButton-lätkä tai NFC-tagin numero listasta. Syötä muut tarvittavat tiedot esim. veronumero.

5. Kopioi automaattisesti luotu salasana talteen, mikäli työntekijälle lähetetään myös verkkopalvelun tunnukset.

6. Jos käytössäsi on mobiilityöajanseuranta-palvelu ja työntekijä käyttää työajanseurantaa mobiililaitteella, laita raksi valintalaatikkoon Aktivoi työajanseuranta. Valitse samalla, vaaditaanko käyttäjältä paikkatieto mobiilikirjauksissa (mobiilikirjausten paikkatieto on lisäpalvelu, ei käytössä kaikissa yrityksissä).
7. Valitse tarvittaessa iButton-lätkä tai NFC-tagin numero listasta. Syötä muut tarvittavat tiedot esim. veronumero.
8. Valitse työntekijälle roolit. Peruskäyttö/työntekijä -rooli antaa käyttäjälle perusoikeudet riippuen käytössä olevista palveluista ja asetuksista, esim. oikeudet omien kirjausten tekemiseen ja omien ajojen tarkasteluun. Hallinto-rooli antaa laajat oikeudet hallinnoida tietoja järjestelmässä. (tarkempi ohje rooleista luvussa Käyttäjien roolit)
9. Paina lopuksi Tallenna-painiketta
10. Kun työntekijä on luotu, lähetä hänelle vielä tarvittaessa kirjautumislinkki mobiilipalveluun (tarkempi ohje luvussa Mobiilikirjautumislinkin lähettäminen)

Verkkotunnuksen aktivoiminen #

Mikäli käyttäjä tarvitsee myös verkkopalvelun tunnukset, ne voidaan lähettää käyttäjälle sähköpostilla.

Alla on malliviesti, jota voit käyttää tunnusten lähettämiseen.

Hei,
Tervetuloa Navisystemin käyttäjäksi. Tässä viestissä on tunnuksenne Navisystem-verkkopalveluun.
Verkkopalveluun kirjautuminen tapahtuu osoitteessa: https://navisystem.fi/
Käyttäjätunnus: erkki.esimerkki@yritys.fi
Salasana: hasl48dha3jd1
Suosittelemme vaihtamaan verkkopalvelun salasanan välittömästi. Salasanan vaihto tapahtuu työntekijäkäyttäjillä seuraavasti: Hallinta-välilehti > Omat tiedot > Vaihda salasana

Mobiilikirjautumislinkin lähettäminen #

Työntekijälle tulee lähettää mobiilikirjautumislinkki tekstiviestillä tai sähköpostilla, jotta hän voi liittyä työajanseurantajärjestelmään.

Kirjautumislinkin lähettäminen tapahtuu seuraavasti:

1. Valitse Työntekijät-välilehti
2. Valitse listasta valmiiksi luotu työntekijä, jolle haluat lähettää kirjautumislinkin
3. Klikkaa Muokkaa
4. Lähetä kirjautumislinkki joko sähköpostilla tai tekstiviestillä klikkaamalla painiketta

Vastaanotettuaan linkin työntekijä voi tallentaa linkin mobiililaitteen aloitusnäkymään.  Jos Navisystemin on määrä tallentaa työntekijän paikkatieto aina kirjautumisen yhteydessä, niin paikkatiedot tulee sallia sekä mobiililaitteella että selaimessa. Ota tarvittaessa yhteyttä asiakastukeemme myynti@navicom.fi.

Mobiilisovelluksen käyttöönotto #

Android #

Tallenna Navisystem pikakuvakkeeksi mobiililaitteesi aloitusnäkymään seuraavalla tavalla:

1. Paina kolmea pistettä
2. Paina Lisää aloitusnäyttöön
3. Paina Lisää
4. Pikakuvake on nyt lisätty aloitusnäytölle!

iPhone #

Tallenna Navisystem pikakuvakkeeksi mobiililaitteesi  aloitusnäkymään

seuraavalla tavalla:

Käyttäjien roolit #

Työntekijän luonti vaiheessa käyttäjälle lisätään roolit, jotka rajaavat käyttäjien oikeuksia palvelussa. Työntekijöiden rooleja voidaan myös muokata myöhemmin. Käyttäjällä on yleensä ainakin yksi perusrooli. Lisäksi käytössä voi olla täydentäviä rooleja, joiden avulla on mahdollista esimerkiksi antaa käyttäjälle lisää oikeuksia järjestelmään, asettaa käyttäjälle käytössä oleva työehtosopimus ja määrittää esihenkilösuhteet.

Oletuksena palvelu tarjoaa käyttäjille kaksi perusroolia:

Roolien lisääminen ja poistaminen #

Voit lisätä tai poistaa työntekijältä rooleja seuraavan ohjeen mukaan:

1. Valitse Työntekijät– välilehti
2. Paina haluamasi työntekijän kohdalta
3. Klikkaa Muokkaa
4. Rullaa alas kohtaan Työntekijän omat roolit ja oikeudet
   • Tässä osiossa voit lisät tai poistaa työntekijälle sopivat roolit, palkkatulkinnat sekä liukumakäsittelyt.
   • Vasemmalla näkyy työntekijälle valitut roolit. Lisää uusia rooleja vihreää nuolta painamalla.
   • Poista rooli siirtämällä se takaisin valittavissa oleviin rooleihin punaista nuolta painamalla.
5. Kun olet valinnut tarvittavat roolit, paina lopuksi Tallenna

Esihenkilö- ja alaismääritykset #

Järjestelmässä on mahdollista määritellä esihenkilö-alaissuhteita. Tällä hetkellä hallintokäyttäjän ei ole vielä mahdollista luoda uusia esihenkilörooleja järjestelmään, mutta tämä ominaisuus on tulossa tulevaisuudessa. Mikäli tarvitsette uusia esihenkilörooleja, pyydämme teitä ottamaan yhteyttä myyjäänne. Asiakaspalvelijanne asettaa esihenkilö-alais-suhteen määrittämiselle tarvittavat käyttöoikeudet, joilla säädellään esihenkilöiden yksilöllisesti rajattuja alaisnäkyvyyksiä

Esihenkilö näkee alaistensa raportit ja tarvittaessa hän voi siirtää alaisten raporttien katseluoikeuden määrätyksi ajaksi toiselle esihenkilölle. Tätä ominaisuutta voidaan hyödyntää esim. lomien aikana. Esihenkilöllä on mahdollista olla esihenkilö ja samalla alaisella voi olla useita esihenkilöitä.

Tässä ohjeessa käytetään esimerkkinä henkilöä Erkki Esihenkilö. Käytännössä esihenkilöroolit ovat muotoa ”Esihenkilö: Etunimi Sukunimi”.

Esihenkilö-alaissuhteen asettaminen #

Esihenkilö-rooli voidaan asettaa seuraavasti:

1. Valitse Työntekijät-välilehti
2. Valitse henkilö, jonka haluat asettaa esihenkilöksi ja klikkaa nimeä
3. Klikkaa Muokkaa-painiketta.
4. Aseta ylemmässä roolikentässä henkilön omaksi rooliksi Esihenkilöasema
5. Aseta alemmassa roolikentässä henkilölle oma esihenkilörooli esim. Esihenkilö: Erkki Esihenkilö.
6. Paina lopuksi Tallenna

Esihenkilöiden ja alaisten tarkastelu #

Voit käydä tarkistamassa henkilölle määritellyt alaiset ja esihenkilöt seuraavasti:

1. Valitse Työntekijät-välilehti
2. Valitse henkilö, jota haluat tarkastella
3. Klikkaa Muokkaa-painiketta.
4. Rullaa alas roolivalintanäkymään
5. Määritellyt alaiset ja esihenkilöt on listattu alla olevan kuvan osoittamalla tavalla

Työntekijätietojen muokkaaminen #

Pääset muokkaamaan jo luodun työntekijän tietoja seuraavasti:

1. Valitse Työntekijät-välilehti
2. Klikkaa listasta työntekijää, jonka tietoja haluat muokata
3. Valitse avautuvasta näkymästä Muokkaa

Myös mobiilikirjautumislinkki lähetetään työntekijätietojen muokkausnäkymässä.

Salasanan vaihtaminen #

Hallintokäyttäjä voi muuttaa käyttäjän salasanan (myös omasi) työntekijätietojen muokkausnäkymässä. Ks. ohje muokkausnäkymän avaamiseen luvusta Työntekijätietojen muokkaaminen

1. Aseta raksi valintalaatikkoon Vaihda salasana
2. Kirjoita uusi salasana
3. Kirjoita uusi salasana uudelleen
4. Rullaa sivun alaosaan ja paina Tallenna

Käyttäjän poistaminen #

Hallintokäyttäjä voi tarvittaessa poistaa käyttäjiä. Poistetun käyttäjän kaikki merkinnät säilyvät järjestelmässä ja on aina mahdollista palauttaa käyttöön.

Käyttäjä kannattaa poistaa, jos henkilö on lopettanut työskentelyn yrityksessä. Käyttäjä voidaan poistaa myös, mikäli henkilö on pitkään poissa työtehtävistään eikä tee merkintöjä työajanseurantaan esim. (sairasloma, hoitovapaa, koulutusvapaa, kausityöntekijä)

Käyttäjä voidaan poistaa seuraavasti:

1. Avaa halutun käyttäjän työntekijätietojen muokkausnäkymä (ks. Työntekijätietojen muokkaaminen)
2. Rullaa alas ja paina Poista-painiketta
3. Varmista poistaminen painamalla Vahvista poisto

Poistetun käyttäjän tietojen tarkasteleminen #

Voit tarkastella poistetun käyttäjän tietoja seuraavasti:

1. Avaa Työntekijät-näkymä
2. Valitse vasemmasta reunasta Poistetut
3.  Valitse työntekijä listasta klikkaamalla nimeä. Voit tarvittaessa hyödyntää hakutoimintoa, joka löytyy vasemmasta reunasta. Poistetut työntekijät on merkitty listaan punaisella värillä.
4. Valitse avautuvasta näkymästä Muokkaa

Käyttäjän palauttaminen aktiiviseksi #

1. Avaa halutun käyttäjän työntekijätietojen muokkausnäkymä (ks. Poistetun käyttäjän tietojen tarkasteleminen)
2. Rullaa alas asti ja paina painiketta Poistettu – palauta aktiiviseksi
3. Muuta lopuksi käyttäjätunnus takaisin haluttuun muotoon. Tämä tulee tehdä siksi, koska järjestelmä muokkaa käyttäjätunnusta poiston yhteydessä.

Lähetä tarvittaessa käyttäjälle mobiililinkki ja verkkotunnukset uudelleen.